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Meios de comunicação: como a escola pode explorar a eficiência de cada um deles?

Tão importante quanto a qualidade de ensino, a presença dos pais na vida escolar dos filhos é indispensável para que haja êxito no processo educativo. Entretanto, para que esse engajamento aconteça é vital que os colégios se dediquem a estudar constantes formas de aprimorar a comunicação que mantém com os pais ou responsáveis pelos alunos.

Atualmente, as instituições de ensino dispõem de diversos meios para realizar esse diálogo escolas-pais: desde os presenciais, como reuniões e encontros, passando bilhetes, agendas, comunicados impressos e telefonemas, chegando até os meios digitais, como portais, e-mails, redes sociais, aplicativos genéricos e aplicativos especializados em comunicação escolar.

Embora, individualmente, cada um desses canais tenha suas vantagens e facilidades de uso, para que eles possam ser usados com eficiência pela escola é necessário que haja uma análise de como explorar as possibilidades e de como se atentar para as dificuldades que cada meio apresenta.

Isso vale tanto no sentido de adequar os conteúdos que serão veiculados em cada um deles, como também, de saber qual estrutura operacional eles exigem. Ou seja, tendo em vista que a escolha do canal influencia diretamente na estratégia de comunicação a ser adotada pelos colégios, torna-se fundamental conhecer e refletir sobre as características individuais para garantir um impacto positivo na eficiência e no alcance da sua comunicação.

 

Veja como a escola pode se comunicar com pais e alunos de forma eficiente

 

Aspectos para escolher um bom canal

Na escolha de qual canal adotar para se comunicar com pais e alunos, as escolas devem levar em consideração diferentes aspectos, dentre eles o alcance, a adequação ao público, a qualidade e relevância, os recursos peculiares, a segurança e a privacidade, além das facilidades no gerenciamento do fluxo da comunicação que vêm dos pais para a escola. A seguir, vamos ajudar você a refletir como cada um desses aspectos pode influenciar na exploração da eficiência desses múltiplos canais.

 

Alcance

“Por que eu não fui avisado?”

Em maior ou menor grau, cada um dos múltiplos canais que a escola pode utilizar na comunicação apresenta riscos quanto ao alcance e ao engajamento das famílias. Por isso, um dos pontos de partida da escolha de um meio para se comunicar com os pais perpassa pela abrangência do que é comunicado. Afinal, mais importante que emitir uma mensagem é assegurar que ela seja realmente entregue às famílias.

No caso do envio de bilhetes, o comunicado fica sujeito às diversas intempéries, que vão desde o esquecimento involuntário do aluno (que o coloca no fundo da mochila ou dentro de um caderno, por exemplo), até mesmo um extravio proposital pelo receio de entregar as circulares aos responsáveis, especialmente quando o assunto se refere às notas ou ao comportamento.

São inúmeras as vezes em que as escolas entram em conflito com pais e alunos, quando existe a alegação de não terem tido conhecimento de uma determinada mensagem vinda do colégio. Neste caso, o que mais angustia os educadores é que, normalmente, não faltam esforço e empenho para que esses aborrecimentos sejam evitados. Ainda assim, dezenas de recados redigidos e enviados todos os dias pelos colégios acabam se perdendo ainda nas mãos dos alunos que, muitas vezes, não os tratam com atenção e seriedade.

A dificuldade no alcance, entretanto, não se resume apenas aos meios analógicos. A diretora do Colégio Stagium, Caroline da Costa Pereira, relata que, antes de apostarem em um aplicativo especializado, o Colégio passou por vários problemas de comunicação, durante cerca de 10 anos, nos quais usaram e-mail como o principal canal. “No e-mail, você também não consegue garantir que o pai recebeu a comunicação. Ou então, você cria uma certa incógnita porque o pai fala ‘não recebi’, mesmo que a gente tenha confirmação de envio. Assim, fica difícil saber se ele pode ter deletado e você acaba não tendo como comprovar que aquele e-mail estava lá, ou seja, que aquela comunicação foi realmente enviada para ele”, narra.

 

Confira como melhorar esse relacionamento entre escola e família na era digital

 

Adequação ao público

Outro aspecto a ser analisado é escolher o canal de acordo com as diferentes características de cada etapa da vida escolar. No ensino infantil e fundamental, quando há grande fluxo de comunicados diários, a comunicação exige direcionamento para canais que sejam relevantes e acessíveis aos pais e responsáveis. Neste caso, as agendas escolares (guardadas algumas ressalvas) e os aplicativos especializados podem atender à altura.

No caso da agenda, a eficiência fica extremamente comprometida quando se trata da comunicação da escola com alunos do ensino médio.“A gente percebia que ao tentar se comunicar, nós não estávamos sendo muito assertivos, principalmente com os adolescentes. No caso dos bilhetes, eles sonegavam aquela informação e não faziam chegar nas mãos dos pais”, relata Viviane Gonçales Passarini, diretora da Escola Xingu, de São Paulo. No colégio em que dirige, a situação só foi contornada quando eles também aderiram a um aplicativo especializado em comunicação escolar.

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Qualidade e relevância

Os valores cultuados pela escola, também podem transmitidos pela forma como ela conduz a comunicação com as famílias. Mas para que esse aspecto tenha os reflexos desejados, ou seja, para que cause uma boa impressão no destinatário, é preciso que o colégio responda à questão sobre “qual o objetivo da sua comunicação”.

A partir da clareza de seus propósitos, o diálogo colégio-pais deve passar pelo processo de planejamento visando ter constância, qualidade e coerência. Usar a comunicação para transmitir os diferenciais competitivos da escola é uma ótima aplicação. Sistemas de ensino inovadores ou atividades complementares interessantes, podem ser reforçadas além do período de rematrícula, ou seja, ao longo de todo o ano, por meio da comunicação. Essa é uma forma inteligente e estratégica de fixá-los na memória de pais e alunos, tornando a comunicação grande aliada para retenção e atração de novos alunos.

 

Recursos peculiares

A otimização dos recursos que cada meio dispõe é outra perspectiva a ser analisada criteriosamente na escolha do canal de comunicação. Os objetivos visam adequar a comunicação de acordo com a necessidade ou urgência da demanda comunicacional, assim como evitar que as mensagens sejam negligenciadas ou se tornem excessivas e, assim, comprometam sua relevância. Nos casos em que são necessárias ações mais ágeis, como uma autorização para saída antecipada de um estudante, tanto o pai como a escola (para confirmar a ciência do responsável) podem acreditar que o telefone seja a melhor opção. No entanto, embora o telefonema seja aparentemente prático, interromper o trabalho do pai ou, de outro lado, de uma coordenadora no meio do expediente escolar, pode frustrar o resultado dessa comunicação.

Assim, é importante que sua instituição de ensino se atente em buscar mecanismos alternativos às ligações telefônicas, pois nem sempre são formas bem sucedidas de contatar as famílias com a rapidez exigida em determinadas situações.

Outro exemplo de um bom aproveitamento de recursos é explorar, sempre que possível, meios de comunicação que permitem envio de fotos. Já pensou o quanto uma imagem pode ser bem útil tanto no caso de tranquilizar uma mãe no período de adaptação de seu filho no colégio, bem como em excursões, saídas pedagógicas, eventos e aulas extracurriculares? Veja o relato da professora do Colégio Notre Dame, de Campinas (SP) Tanya Domingues Oliveira: “Toda aula de robótica, nós tiramos fotos dos alunos, das construções, do desenvolvimento da aula, do trabalho em equipe e enviamos diretamente para os pais por meio do aplicativo especializado que nossa escola usa. E eles adoram!”, conta.

 

Segurança e a privacidade

A popularização e a ampla utilização de aplicativos de comunicação genéricos e das redes sociais, como o WhatsApp e o Facebook, têm atraído alguns colégios e famílias que passaram a utilizá-los como canais de comunicação. Não obstante essas ferramentas tenham suas vantagens, é importante que a escola reflita do ponto de vista da privacidade, por exemplo, sobre até que ponto a natureza da interação permitida por esses meios é adequada para a comunicação no ambiente escolar. “O uso de aplicativos genéricos de comunicação, assim como o uso de redes sociais, embora viabilizem o contato rápido entre estudantes e docentes, devem ser usados com cautela a fim de evitar que haja conflito entre interesses pessoais e acadêmicos”, alerta a advogada, especialista em direito digital e fundadora do Instituto Istart de Ética Digital, Patrícia Peck Pinheiro.

Segundo a especialista, a escola precisa definir regras de convivência e de comportamento digitais entre sua equipe, professores, pais e alunos, a partir de perguntas como: pode um professor aceitar um aluno como amigo em sua rede social, por ser pessoal? É correto o funcionário usar seu telefone pessoal para enviar comunicados, via WhatsApp, para pais e alunos? Para Patrícia, questões como essas devem ser debatidas com todos os agentes envolvidos no processo comunicacional de forma que sejam avaliados os riscos e possíveis prejuízos pedagógicos que o uso de meios informais pode trazer à relação família-escola.

Em suma, tanto pelo conflito de interesses, como pela falta de credibilidade das informações, esses meios podem alimentar boatos ou até mesmo criar situações mais sérias a partir da veiculação de mensagens e imagens indiscriminadas , que podem levar a instituição de ensino a enfrentar processos judiciais, como o cyberbullying, por exemplo. Esse era um dos desafios que o colégio See-Saw Panamby enfrentava, conforme pontua o diretor Cézar Pazinatto. “Um dos grandes problemas da escola eram os tais grupos de mães no WhatsApp. A gente trouxe um aplicativo oficial, que funciona de forma muito semelhante e isso trouxe seriedade para esse tipo de comunicação”, conta.

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Gerenciamento do fluxo da comunicação dos pais com a escola

Quando os pais ou os alunos precisam se comunicar com a escola, será que eles são atendidos e assistidos com eficiência? Assim como as escolas são desafiadas na tentativa de estabelecerem um diálogo com as famílias, o mesmo acontece na outra ponta desse processo de comunicação. Muitos estudantes e pais relatam não terem clareza sobre quais canais oferecidos pela escola para se comunicar, mas mesmo quando têm essa informação ficam perdidos sobre qual usar em cada caso. Há consenso na afirmação de que a melhor forma de nutrir essa relação escola-família seja por meio do famoso ‘’olho no olho’. Porém, quando esse contato não consegue ser feito de forma regular, a escola precisa disponibilizar mecanismos que reforce e acolha a participação dos alunos, pais e/ou parentes, tendo em vista que quando o fluxo desta comunicação não é bem desenhado, a qualidade das relações ficam enfraquecidas.

Sendo assim, canais para ouvir e interagir com as famílias e apresentar mecanismos para atender e compreender suas demandas são fundamentais para estabelecer uma relação equânime, confortável e justa, onde ambos os lados se sintam agentes ativos no processo comunicacional. “A partir do momento em que a gente abre um canal de comunicação direto dos pais com a coordenação, por exemplo, a gente passa a ter mais pais participativos na rotina escolar. Desde que adotamos o aplicativo ClassApp, a gente tem um perfil de pais bem mais participativo do que a gente tinha antes, pois ele passou a acompanhar mais a vida escolar do aluno, e se ele tem uma dúvida ele se comunica com a coordenação”, conta Caroline da Costa Pereira, do Colégio Stagium.

Por serem muitos os meios de comunicação que a escola dispõe hoje, é normal que os educadores se confundam na hora de fazer a escolha pelo canal mais adequado à sua realidade. Por isso, analisar e ponderar essas diferentes perspectivas que apresentamos pode ser um caminho para a sua comunicação ganhar eficiência e ser um laço de aproximação com pais e alunos.

 

Case de sucesso

A diretora do Colégio Stagium, Caroline da Costa Pereira, também participou de um dos nossos webinares e nos contou um pouco mais como ela gerencia a comunicação da escola. Assista agora mesmo para aprender como adaptar as demandas diárias para a comunicação:

 

Pedimos desculpas pelos primeiros minutos de filmagem, que estão com a qualidade muito baixa. Isso ocorreu por conta de uma oscilação da nossa rede de internet durante a transmissão ao vivo.

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