Como lidar com a cobrança de mensalidade escolar?

Como lidar com a cobrança de mensalidade escolar?

Comunicação escolar
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3/8/2023

Os investimentos necessários para manter ensino e infraestrutura de qualidade não são baixos. Desenvolvimento de metodologia, professores qualificados, salas agradáveis, materiais didáticos e tantas iniciativas requerem grande compromisso financeiro.

Além disso, mantenedores e gestores de escolas particulares precisam lidar com outra realidade: a do percentual de inadimplência.

Lidar com a cobrança de mensalidade escolar atrasada de um aluno pode se tornar uma situação embaraçosa, se não for feita com cuidado. Patricia Peck Pinheiro, advogada especialista em Direito Digital, presta assessoria jurídica para diversos colégios do país e comenta o assunto.

“Para a escola, é sempre importante ter o administrativo preparado para esse tipo de negociação, especialmente em épocas de crise. Pois a relação escolar não é uma relação de curto prazo, é uma relação de longo prazo”, afirma.‍

No entanto, existem formas de resolver situações de inadimplência de maneira respeitosa e eficiente, evitando exposição e constrangimento do aluno. Para saber quais são elas, confira nosso post!

1. Não constranger o aluno para cobrar mensalidade escolar atrasada

Na lei 9.870 consta que o aluno não pode sofrer nenhum tipo de constrangimento para que o pagamento seja efetuado. Algumas práticas são proibidas, como reter documentos, impedir o aluno de fazer provas ou outras penalidades.

Medidas legais podem ser tomadas em casos extremos, como medidas judiciais para exigir a cobrança e não renovação da matrícula escolar.

“Mas a via judicial não tem nenhuma abordagem psicológica. Ou seja, não tem nenhum tratamento a respeito de traumas que a família ou o jovem pode passar em uma transferência escolar”, alerta a advogada.

Sendo assim, é interessante estabelecer um protocolo de cobrança que evite envolver o aluno na negociação. Deve-se deixar as tratativas reservada para os pais ou responsável financeiro, seguindo também os preceitos estabelecidos pelo Código de Defesa do Consumidor.

Dessa maneira, o desempenho acadêmico e o relacionamento com os colegas não ficarão comprometidos.

“Se o aluno estiver familiarizado com o ambiente e os professores, tenha laços de amizade, a transferência é mais difícil e traumática. Especialmente durante o andamento do ano letivo”, diz.‍


2. Ser gentil na cobrança da mensalidade escolar

Uma abordagem agressiva para fazer cobrança de mensalidade atrasada só vai deixar a negociação mais estressante, com pais na defensiva. Normalmente, a inadimplência acontece porque a família está passando por dificuldades ou momentos delicados.

Por isso, utilize-se de abordagens sutis, empáticas e respeitosas na hora de cobrar. Isso demonstra que a escola está realmente preocupada com o bem-estar de todos, não apenas com o lucro.

Ao lidar com a cobrança de mensalidades em atraso, é fundamental adotar uma comunicação gentil e empática com as famílias dos alunos. Uma abordagem respeitosa contribui para manter a relação de confiança entre a escola e os responsáveis, evitando constrangimentos e estresses desnecessários.

Além disso, uma mensagem de cobrança que transmita compreensão e preocupação com a situação financeira das famílias pode ser mais eficiente na busca por acordos e regularização dos débitos.


3. Renegociar as mensalidades atrasadas

A escola tem um orçamento alto e o valor da mensalidade serve para manter a qualidade do ensino e da infraestrutura. Chame as famílias para negociar e mostre esses aspectos para ela, assim ela tem maior contexto para entender a necessidade dessas cobranças.

Esteja aberto para negociar e renegociar com essas famílias, lembrando que elas são parte importante do escossistema escolar.

“Você tem pessoas que ficam até dez anos na mesma instituição de ensino. Quanto mais tempo ela fica, menor a predisposição dela sair. É muito melhor renegociar, fazendo um acordo plausível, deixando de cobrar juros ou multas, do que a perder aquele aluno”, recomenda Patrícia.‍

É preciso, como em toda negociação, ouvir o outro lado e expor a realidade da escola. “Sempre a melhor prática é propor um acordo plausível e coerente de cumprimento para ambas as partes”, recomenda.‍

A campanha de matrícula pode ser uma ótima oportunidade para renegociar dívidas e parcelas em atraso. Confira neste material gratuito preparado pela ClassApp como ter eficiência para usar o período de rematrículas para diminuir a inadimplência escolar: é só clicar aqui!


4. Facilitar o pagamento

Além de cobrar as mensalidades em atraso de forma cuidadosa, é importante que a escola consiga facilitar o pagamento. O pai prefere fazer o acordo por boleto, cartão ou Pix? Em quantas vezes ele sugeriu fazer o pagamento?

Levar em consideração a situação de cada família e realizar acordos individuais são ações indicadas para combater a inadimplência na escola. Confira todas as dicas clicando aqui.


5. Manter uma boa comunicação com os pais

Uma das práticas que ajuda a evitar mensalidade escolar atrasada é manter sempre boa comunicação com os pais. Muitas vezes, enviar lembretes com as datas de vencimento pode abrir um canal de comunicação interessante.

Encaminhar as benfeitorias da escola para conhecimento da família também ajuda a valorizar o trabalho da equipe e dos gestores.

Outra forma bastante interessante é usar a tecnologia para conservar um canal constante de comunicação com os pais. Essa facilidade permite que dúvidas sejam tiradas e avisos sejam enviados, estimulando um relacionamento de confiança entre as partes.

Confira o exemplo de uma mensagem para cobrança de mensalidade em atraso:

Prezada família,

Esperamos que estejam bem. Gostaríamos de abordar um assunto importante referente à mensalidade escolar. Notamos que o pagamento da mensalidade referente ao mês [Mês em Atraso] ainda não foi efetuado. Entendemos que situações financeiras podem ser desafiadoras, e estamos aqui para auxiliá-los nesse momento.

Nosso compromisso com a qualidade do ensino e da infraestrutura da escola demanda investimentos significativos, e a mensalidade é essencial para garantir o bom funcionamento de nossas atividades educacionais. No entanto, temos plena ciência de que momentos difíceis podem ocorrer, e nossa prioridade é encontrar uma solução que seja justa e viável para ambas as partes.

Por isso, queremos entender as necessidades de cada família individualmente. Nosso objetivo é encontrar um acordo que facilite o pagamento e permita que seu filho continue a usufruir de todos os benefícios educacionais que oferecemos.

Vamos agendar um horário para conversarmos essa semana?

A alta taxa de engajamento dos pais no ClassApp, solução de comunicação escolar melhor avaliada do mercado, também é um facilitador para que os pagamentos sejam realizados no dia ou até antes do vencimento.

O ClassApp conta com uma solução que apoia as escolas na gestão financeira de valores a receber, com notificações inteligentes e régua de cobrança. Pela solução, as escolas podem dar a opção das famílias fazer pagamentos por Pix, boleto ou cartão, escolhendo se vão repassar as taxas ou não.

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