Aprenda a tornar sua escola mais eficiente na comunicação
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Aprenda a tornar sua escola mais eficiente na comunicação

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Atender os pais presencialmente, enviar e-mails, atualizar sistema de ensino, atender telefones e ainda responder alunos e familiares no WhatsApp e nas redes sociais. Em uma era na qual estamos todos ávidos por informações, não é difícil dimensionar o quão importante é manter uma comunicação escolar eficiente.

E essa sobrecarga de trabalho pode acontecer, justamente, por um equívoco por parte da gestão das instituições que, ansiosas por transpor o desafio no diálogo com as famílias, acabam ampliando o número disponíveis para canais de comunicação. Contudo, essa medida deixa as famílias confusas e problemas ao estilo “telefone sem fio”, causados pelo desencontro de informações, acabam sendo comuns e podem desgastar esse relacionamento. Afinal, para os pais/clientes da instituição, a impressão que fica é de má qualidade no atendimento e de uma desorganização crítica por parte da escola. Mas, há alternativas para desafogar a secretaria e obter sucesso na comunicação escolar?

Sim. E o segredo pode estar na centralização da comunicação. Por meio de ferramentas, como o ClassApp, que foram criadas para atender demandas específicas do diálogo escola-família é possível que a instituição tenha seu próprio canal de comunicação oficial. Nele, agilidade e segurança são primordiais para assegurar o fim aos ruídos de comunicação, além de auxiliar a escola a otimizar o uso dos seus recursos naturais e humanos e trazer a eficiência necessária no relacionamento com as famílias.

Foi pensando nisso que o Colégio Plus, de Barretos, São Paulo, passou a usar o ClassApp há cerca de um ano e meio para se comunicar com toda sua comunidade. “Aqui os pais só falam com a escola pelo aplicativo. Demorou um pouco, mas eles assimilaram”, diz o diretor Farid Meinberg Mauad.

 

Resistência a comunicação escolar eficiente

Vahid Sherafat, CEO e cofundador do ClassApp, vê com certa naturalidade o fato de ainda existir uma resistência inicial quando o processo de comunicação é centralizado totalmente no aplicativo. Para ele, o fato de outros sistemas não terem correspondido ao que prometiam deixou os clientes – escolas e pais – em uma posição defensiva quando se trata do assunto. “Quando precisavam falar com as escolas, as famílias faziam o que era mais prático e rápido: telefonavam. Preferiam ligar e ter o assunto resolvido. Mas isso criou um grande problema de demanda e de proliferação de informações desencontradas”, destaca.

Além disso, para ele, esse hábito de telefonar cria a cultura do imediatismo nas respostas. E o problema se agrava quando quem atende não está apto a responder por determinado assunto e passa a ter que, não apenas encontrar quem possa responder, mas ainda solicitar o retorno ao pai ou responsável pelo aluno. Como esse processo costuma ser lento, gera uma sensação descaso ou de falta de organização.

E aí que a eficiência do ClassApp ajuda. Como ele permite segmentar os canais de comunicação dentro do aplicativo, as perguntas passaram a ser respondidas diretamente por quem trata do assunto, seja ele da tesouraria, da parte pedagógica, da direção ou até mesmo da cantina – tudo determinado previamente pela própria escola, que pode liberar a comunicação com os setores de acordo com suas demandas e normas individuais.

“Com o ClassApp, as professoras ganharam autonomia para comunicar sobre o dia a dia das crianças, encaminhando relatórios e fotos diariamente aos pais. Essa medida, além de desafogar o trabalho da secretaria, acertou em cheio no agrado às famílias, que passaram a elogiar a escola quando recebem mensagens de maneira instantânea sobre a rotina dos filhos”, relata a diretora pedagógica do Colégio Interação de Itupeva, Fernanda Lapenda.

 

Sem custos adicionais com mão de obra

No Colégio Plus, para conseguir atender às inúmeras necessidades dos diferentes setores e trazer a tão sonhada eficiência para sua comunicação, o diretor elaborou um escopo de como seria o fluxo de diálogo com as famílias,  ainda quando estavam na fase de implantação do aplicativo. Na prática, em parceria com sua equipe, Mauad elaborou regras de horários, assuntos e, principalmente, organizou para quem as mensagens seriam dirigidas.

Depois de definido, esse “código de conduta” foi repassado a professores, colaboradores, pais e alunos e, ainda hoje, a cada três meses, ele é reenviado para lembrar toda comunidade as regras para bom uso do ClassApp.

“Aqui, cada funcionário cuida do ClassApp no seu departamento. O contato direto entre pais e professores se dá apenas com os da educação infantil. Mesmo assim, perguntas só podem ser respondidas em horário de serviço, evitando assim criar problemas tanto para o profissional, como para a escola”, diz.

O diretor reforça ainda que não foi necessário nenhum novo investimento em mão de obra exclusiva para cuidar do ClassApp na sua escola “E, sinceramente, se tivesse que contratar alguém só pra fazer isso, não teria o aplicativo”, afirma.

 

Fim dos ruídos de comunicação

Para Laís D’Ambrosio Lopes, administradora do Colégio IED, da capital paulista, o reflexo positivo de concentrar toda a comunicação com os pais via ClassApp já pode ser sentido. Lá, a opção pelo telefone já vem caindo em desuso. “Os funcionários perceberam que houve uma diminuição no volume das ligações”, relata.

Parte do sucesso do app na instituição veio de um trabalho de divulgação estratégico que eles fizeram com toda comunidade no período de implantação da ferramenta. “Primeiro, avisamos aos pais via agenda física. Depois concentramos o envio dos comunicados apenas no ClassApp, o que fez com que os pais migrassem para a plataforma”, diz. O resultado? “Os pais estão adorando, principalmente os do fundamental 2 e ensino médio. A ferramenta possibilitou que eles ficassem mais próximos da vida escolar dos seus filhos”, afirma.

 

Múltiplas funcionalidades do aplicativo 

No Colégio Interação um dos diferenciais no uso do aplicativo é poder confirmar a leitura das mensagens – vantagem que ajuda a administração a ter controle do alcance da sua comunicação. “A confirmação de leitura já nos ajudou em vários momentos, principalmente quando pais falam que não receberam nada, mas temos o registro da mensagem recebidas e lidas”, diz a coordenadora pedagógica.

Segundo a coordenadora, outra função que ajuda a escola na praticidade é o envio de enquetes, usadas para confirmação de participação dos alunos em eventos. “A tranquilidade de ter todo o histórico de mensagens enviadas facilita o trabalho diário e reduz a pressão, pois tudo fica registrado”, analisa.

 

 

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