Rematrícula digital: otimize o processo de forma rápida e segura
Inovação e Gestão

Rematrícula digital: otimize o processo de forma rápida e segura

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Para concluir a matrícula, muitas escolas recorrem ao envio de contratos via correios, e também pela agenda escolar. Porém, alguns desafios são encontrados nesse caminho. Algumas escolas relatam que os contratos chegam a demorar quase um semestre para retornarem assinados. 

A novidade é que já é possível tornar esse processo mais rápido e evitar que os documentos sejam extraviados no meio do caminho ou que demorem a retornar. Com o ClassApp é possível enviar o contrato e confirmar a contratação/renovação do serviço de forma bem simples e rápida.

Se você já pensou em propor melhorias à sua instituição nesse sentido, confira a orientação para fazer isso de maneira eficaz e tornar o processo mais efetivo! Aprenda a como fazer isso e, o melhor, tudo com validade jurídica.

 

A transição para a rematrícula digital

No Colégio Anchieta, a coordenadora de Marketing, Jéssica Cabitza, diz que está em processo de implantação da nova forma de rematrícula. “Levamos essa pauta para discutirmos em reunião e decidimos dar esse passo. Para o próximo ano faremos essa melhoria”, disse Jéssica.

Atualmente, a rematrícula é feita por meio do envio de um kit impresso que os responsáveis levam para casa. O que motivou à mudança foi a ineficácia do documento chegar ao destinatário, além do desperdício de papel e a demora em finalizar o processo

E não é tão difícil quanto parece fazer essa transição. Para se ter noção, o contrato digital tem a mesma validade de um documento físico, assinado presencialmente. A manifestação de interesse é o requisito fundamental e de relevância legal para efetivar a parceria. E isso pode ser feito por meio digital.

Como toda mudança, muitos paradigmas precisam ser quebrados e as dúvidas precisam ser esclarecidas. Por isso, especialistas no assuntos recomendam que sejam tomadas algumas precauções.

 

Confira dicas para a sua campanha de rematrícula

 

Matrícula fácil: com apenas um toque

Dada a validade da rematrícula online, tanto quanto naquela feita presencialmente, os colégios e escolas podem se beneficiar do ClassApp para promover a campanha. De maneira bem simples e rápida, em apenas alguns passos a mãe, o pai ou o responsável pelo aluno manifesta o interesse e finaliza o processo efetivando a matrícula.

O responsável por enviar a mensagem de rematrícula deve apenas escrever a mensagem, colocar o contrato em anexo e criar uma enquete, pedindo a confirmação de leitura e concordância com os termos do contrato.

Em apenas 6 passos, o responsável efetiva a rematrícula e ainda observa os resultados:

 

VISÃO DOS PAIS

1 – O pai ou responsável abre a mensagem:matricula_digital_1

 

2 – Então lê o contrato (que deve estar em PDF)
matricula_digital_2

 

3 – Em seguida, decide se quer efetivar a rematrícula, baseado nos termosmatricula_digital_1

 

4 – E finaliza clicando no campo com a descrição de concordância com o contrato:
matricula_digital_4

 

VISÃO DA ESCOLA 
 5 – Estatísticas do retorno da Rematrícula OnlineTelas_adm_matricula_digital_1

 

6 – Tenha controle do retorno de cada paiTelas_adm_matricula_digital_2

Compra de serviço online

Conforme o advogado e especialista em Direito Educacional, Dr. Célio Müller, a contratação do serviço prestado por instituições escolares pode até ser comparada a uma compra online, diferenciando apenas de que não existe produto tangível, mas serviços educacionais. 

Antes de mais nada, o especialista diz ser preciso formatar o contrato e deixar que as cláusulas sejam claras e que todo o serviço esteja de fato descrito. Feito isso, é preciso registrar em cartório e disponibilizá-lo para consulta, neste sentido o portal do colégio é muito eficiente.

É preciso que haja transparência na relação contratual, não se pode omitir“, diz o advogado ao comentar que essa viabilização confere facilidade no acesso à cópia do documento, seja pelo cartório ou via internet. No entanto, ele diz: “é bom deixar claro que se os pais não quiserem, eles têm o direito de fazer presencialmente”.

 

 

Que tal saber mais? Veja abaixo a entrevista completa com o advogado especialista em Direito Educacional, Dr. Célio Müller concedida à equipe de produção de conteúdo do Blog ClassApp

 

 

Quais os requisitos para validade de uma matrícula digital?

Dr. Célio Müller – A rematrícula digital deriva do fato de que a lei não obriga o contrato escrito em papel. É preciso, no entanto, que o contratante do serviço educacional manifeste de forma inequívoca de vontade. Isso pode ser feito tanto por assinatura de papel, como também por confirmação digital.

Para que tenha validade é fundamental criar condições de segurança para comprovar que quem está assinando o serviço é o contratante. A matrícula digital pode ser comparada à compra de um produto em um site, que solicita informações para garantir e efetivar a compra. A diferença é que a escola promove a venda de um serviço.

Por isso, a matrícula de um aluno novo até poderia ser feita digitalmente. Contudo, por ser o primeiro contato com a escola, essa ação traria pouca segurança jurídica. O contrário acontece com a rematrícula, pois os pais e os alunos já estão cadastrados e são conhecidos. Mas aos olhos da Lei ambas são permitidas, desde que haja plena manifestação de interesse, mesmo que digital.

 

Se enviar o contrato como anexo e deixar o botão de ‘concordo’ ou ‘não concordo’, a matrícula já é efetivada?

Dr. Célio Müller – Se tiver condições de identificar que o contratante é real, pois um terceiro poderia se identificar como responsável, a parceria tem validade jurídica. Essa segurança é muito conhecida pelo ClassApp. Para se ter registro, a rematrícula pode ser certificada, e a escola pode emitir o relatório com data e horário em que foi firmada a parceria.

Tal como a venda online emite o comprovante de compra, a rematrícula digital deve ter o registro.

 

Quais os principais cuidados que a escola deve tomar?

Dr. Célio Müller – No primeiro passo para fazer a transição das formas convencionais de rematrícula e, também, matrícula para a digital, a escola deve formatar corretamente as cláusulas do contrato.

Essa facilidade conferida pode viabilizar o processo, mas é bom deixar claro que se os pais não quiserem, eles têm o direito de fazer presencialmente.

 

O armazenamento desses dados deve ser mantido por quanto tempo?

Dr. Célio Müller – De pelo menos 5 anos, que é o prazo de prescrição. O básico é de pelo menos esse período de armazenamento.

 

Em seu colégio, o que acha de propor matrícula online aos pais? Veja os detalhes específicos de sua instituição com seu departamento jurídico e melhore ainda mais esse processo!

 

Ainda está com dúvidas?

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