10 estratégias valiosas de previsibilidade financeira escolar

Para conseguir prever o orçamento é importante colocar em dia algumas ações que contribuem para a redução da inadimplência.

Conseguir prever – sem sustos e dores de cabeça – se o orçamento disponível cobrirá todas despesas e investimentos do mês, é o sonho de todo gestor escolar, não é mesmo?

Reduzir a inadimplência é uma das ações principais para planejar as finanças escolares de forma mais saudável e equilibrada. Confira 10 estratégias valiosas de previsibilidade financeira. 

1. É importante cobrar

Não é fácil cobrar as famílias que estão com as mensalidades escolares atrasadas. Afinal, são muitos fatores que geram a inadimplência, como desemprego ou falta de controle financeiro dos responsáveis.

Segundo a WPensar, sistema de gestão escolar, 86% dos mantenedores sofrem com essa questão. Mas, infelizmente, com a inadimplência as contas não fecham, por isso, cobrar é necessário.

2. Filtre na entrada

Antes de celebrar uma nova matrícula, alinhe com a sua equipe a importância de analisar o perfil financeiro do responsável pelo pagamento da mensalidade escolar do aluno.

A minha sugestão é seguir com a consulta paga no SPC/Serasa e a gratuita de processos judiciais. Ler esses dados antes da emissão dos contratos pode ajudar a evitar futuras dores de cabeça.

3. Elabore um bom contrato de serviço

Dê atenção especial à elaboração dos contratos e certifique-se que as condições imprescindíveis para a saúde financeira da IE estejam formalizadas no documento.

É importante que seja um contrato físico com assinatura, o que garante uma autenticidade semelhante ao reconhecimento de firma em cartório, além de contar com duas testemunhas.

Se possível, tenha um segundo contratante. A medida dá ainda mais garantias à escola.

4. Defina uma régua de cobrança para alunos ativos e inativos

Uma dica valiosa é implementar ações preventivas por meio de aplicativo, como e-mail, SMS ou agenda eletrônica, para a comunicação escola-família.

Para diminuir o descumprimento do pagamento das mensalidades escolares, use ferramentas que enviem notificações automáticas para alertar sobre a data de vencimento‍. Depois disso, crie ações estratégicas personalizadas para cada perfil de aluno, sendo ativo ou inativo.

5. Conheça a real situação do seu cliente

É essencial um cadastro atualizado, porque para conhecer a situação de cada cliente, um dos pontos indispensáveis é conferir como está o histórico de pagamentos e contas.

Consultar o perfil financeiro da família também é importante nessa busca por informações, assim como conversar com a equipe pedagógica.

6. Explore as opções de cobrança extrajudiciais

Todo gestor deseja ter previsibilidade financeira sem dor de cabeça. Então, antes de ir para a Justiça, processo que pode atrasar, desgastar, veja outras possibilidades para fazer a cobrança. O processo judicial é caro e moroso.  

 7. Defina uma política de negociação de débitos

Para reduzir a inadimplência, elabore uma política de negociação de débitos, para que tudo seja definido com clareza na IE. O diretor escolar deve fazer quatro reflexões importantes: régua e alçadas de descontos, parcelamento, meios de pagamento e termos de confissão de dívida.

O instrumento de confissão de dívida é um contrato firmado entre duas ou mais partes, e constitui ao credor garantia legal o pagamento do valor devido pelo inadimplente. Ou seja, é um meio jurídico que formaliza uma promessa de pagamento do devedor ao credor.

8. Defina uma meta e acompanhe a evolução

Coletar e analisar dados é uma boa prática e deve ser adotada na gestão escolar. É necessário preparar relatórios e métricas claras e, caso sua escola não tenha um sistema, organize as informações em planilhas no excel.

Para facilitar, deixe sempre contas a receber e pagar em dia, assim como o número de inadimplência que deve estar sempre atualizado. Feito isso, converse com sua equipe para gerar metas e vá acompanhando a evolução. 

9. Não tenha medo de cobrar

Nem todo mundo gosta, mas não há motivos para ter medo de cobrar. A relação com o pai requer zelo, mas não é intocável. 

Outra recomendação é conversar com as famílias e propor acordos financeiros que sejam bons para ambos. Se a cobrança não funcionar, repense a estratégia – mesmo que isso signifique contar com a ajuda de uma empresa especializada.

10. Facilite o pagamento

Você já tentou disponibilizar mais meios de pagamento? É uma boa maneira de reduzir o atraso nas mensalidades escolares.

Tenha uma equipe de suporte para dúvidas e cobranças. Os colaboradores devem buscar entender e descobrir o principal motivo que leva as famílias à inadimplência.  

Você também pode contar com a ajuda de uma plataforma de serviços financeiros feita para escolas, como o isaac.

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Coluna por

Pedro Neto

Pedro Neto é advogado especializado no atendimento de escolas e direito educacional, contador, sócio-fundador da Educa Legal e Guimarães Neto Advogados, e responsável pelas relações institucionais no isaac.