Quem planeja bem improvisa melhor: desafios do planejamento em ambientes de incerteza
Desafios Contemporâneos

Quem planeja bem improvisa melhor: desafios do planejamento em ambientes de incerteza

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Uma das qualidades mais importantes no mundo de hoje – um cenário instável e desafiador, que muda constantemente e exige que mudemos também – é a resiliência, a capacidade de improvisar; para equipes escolares, esse pode parecer um assunto assustador, mas pensar em planejamento é essencial e envolve a compreensão de que não estamos em controle de tudo a todo momento.

Maurício Berbel, sócio fundador da Alabama Consultoria Educacional, tem um lema que vale ouro para toda escola: “Quem planeja bem, improvisa melhor”. Ele vê o conceito de planejamento como “uma ferramenta da improvisação”, e entende que, com o planejamento pedagógico do ano, muitas vezes as escolas podem se ver “reféns” do plano que foi estabelecido – o primeiro erro. “na verdade planos servem para a organização e não ao contrário”, esclarece Maurício. “Então, planejamos para tocar melhor a nossa vida, e não planejamos para depois viver em função de bater as metas que foram planejadas”. 

Entendendo que em nosso mundo turbulento, cheio de variáveis externas que podem nos distrair, ele também defende o desenvolvimento de uma capacidade melhor de improvisar. O planejamento tradicional envolve a análise do ambiente, vendo a organização quase como uma “fábrica”, além da análise de nossas forças e fraquezas, oportunidades e ameaças (como o SWOT ou FOFA). A partir disso tudo, podemos definir objetivos, estratégias e metas. Desse modo, apesar do planejamento organizado ainda ser benéfico, Maurício vê a tradição de criar um plano para cinco anos, por exemplo, como algo cada vez mais questionável.

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O profissional conta que, com escolas, normalmente quando esse tipo de análise é realizada em escolas, ele ocorre com muitos erros, sem dados suficientes; “Acaba sendo muito mais desperdício de tempo e depois uma tentativa de conformar a escola daquele plano que foi estabelecido, do que realmente uma ferramenta para fazer a escola avançar melhor” diz Maurício. Pensando neste problema, ele traz alguns pontos específicos para guiar o planejamento de gestores escolares.

  • No plano sugerido por Maurício, ao definir seus objetivos, metas e caminhos para chegar em uma estratégia, é importante alinhar toda a equipe: ou seja, ter certeza de que todos estão trabalhando “no mesmo lado”, entendendo o que se espera de cada um. 
  • É necessário, por exemplo, estudar e se informar sobre tecnologia, já que novas mídias fazem parte de uma estratégia bem estruturada que busca sustentabilidade. Para que isso dê certo, toda a equipe precisa estar “no mesmo barco”. 
  • Também é importante ter métricas para a gestão da escola, permitindo que o gestor se guie pelos dados para “achar o caminho”.
  • Por outro lado, os dados quantitativos, apesar de importantes, não podem ser a única métrica, já que eles não substituem o bom senso, a noção de mundo e o feedback de conversas com o seu entorno.
  • Balanced Scorecard (BSC) se refere a um conjunto de métricas importantes, que no caso de escolas seriam fidelização, captação de aluno, média de alunos por turma, dinheiro que tenho no caixa, peso da minha folha de pagamento, meu orçamento e índice de satisfação dos clientes. 

Além disso, Maurício ressalta a importância de comunicar o que precisa ser comunicado de forma simples, clara e breve, já que hoje em dia as pessoas já não têm tempo ou paciência para viajar por um documento final de 100 páginas; um plano deve caber em uma folha e, se não couber, muito provavelmente passou do ponto. Com poucas palavras, em um formato fácil de compreender, a informação relevante pode ser entendida – o que é muito melhor do que um volume muito grande de dados que nem consegue ser absorvido por completo. “O gestor vai se comunicar melhor se ele conseguir sintetizar bem a sua ideia e apresentar isso de uma maneira adequada”, afirma Maurício.

O clima de incertezas nunca esteve mais nítido do que com o início da pandemia do Covid-19, que abalou o mundo inteiro – inclusive o mundo escolar e a área da educação. Com a necessidade do fechamento das escolas, muitos planos tiveram que ser revistos ou até descartados de repente, e mais do que nunca precisamos de nossas habilidades de adaptação. “E quem improvisou melhor? Quem tinha planejado melhor” reflete Maurício. “Quem já tinha, por exemplo, na sua pauta estratégica uma forma mais digital de apresentar os conteúdos para os alunos, uma ferramenta mais digital para se comunicar com as famílias, por exemplo, o ClassApp”.

O esforço para planejar de forma estruturada, portanto, mostrou resultados durante a crise, provando como é necessário até – e talvez principalmente – quando tudo sai do controle. Uma escola que já vinha se informando sobre ou trabalhando com tecnologia, por exemplo, com certeza teve uma grande vantagem quando, durante a pandemia, a educação passou a acontecer muito mais de forma virtual. Dessa forma, segundo Maurício, o contexto mais moderno da ideia de planejamento depende em grande parte de um comportamento consistentemente planejador.

É claro que muitas vezes a maior parte das variáveis são fatores que não podemos controlar; mas por isso mesmo é importante estar ciente deles e fazer o possível com o que temos ao nosso alcance. Para que isso aconteça, explica Maurício, um bom gestor escolar não pode ter a visão profissional apenas dentro de seu escritório, mas deve observar o mundo com estes olhos. “Tem que voltar para casa e passar em frente à escola concorrente, ele tem que, quando está no supermercado, pensar ‘poxa, isso aqui seria legal na minha cantina’, ‘é interessante que mudou o jeito de fazer a fila, mudou o jeito de fazer pagamento, agora é por aproximação’” diz o profissional. “Ele tem que ser uma pessoa que observa todo esse ambiente, porque todo esse ambiente molda o comportamento, molda o comportamento das famílias e ajusta suas expectativas em relação à escola”. 

Se antes víamos empresas e  serviços de modo mais industrial, focando na interação com coisas mais do que com pessoas, hoje cada vez mais fazemos o contrário. Mesmo que talvez nem sempre no sentido de proximidade física, principalmente em época de pandemia, é esperada uma interação mais orgânica e social. 

Para explicar melhor o conceito, Maurício traz uma metáfora utilizada bastante na Alabama Consultoria Educacional: a escola como um cavalo. Como um cavalo, a escola é um ser vivo, e tem cabeça (a visão de mundo, o pensamento estratégico que estabelece caminhos para que ela supere obstáculos); tem coração (os princípios e valores fundamentais, o “DNA” da escola, muitas vezes associado à figura de seus fundadores); e tem quatro patas – o financeiro e administrativo (que permite que os recursos fluam pela instituição e que as operações administrativas funcionem), o marketing (a comunicação, que atrai pessoas para a escola), o pedagógico (que permite que a escola realize sua função de “transformar pessoas em pessoas melhores”, desenvolvendo novas gerações) e a equipe (as pessoas que compõem a escola). Todos esses são aspectos importantes que permitem que a escola “fique de pé”. 

Para que a instituição se mantenha saudável, cada setor de uma escola precisa se reconhecer como parte de um organismo vivo. E para garantir a saúde de todas essas partes, um gestor escolar precisa ter o hábito de planejar constantemente, ciente de seus arredores e com agilidade para se reinventar sempre que necessário. A verdade é que, principalmente no momento em que vivemos, não temos muitas certezas sobre o futuro; a educação voltará a ser completamente presencial, ou nosso sistema mudará para sempre? Essa é apenas uma das perguntas para as quais não temos respostas certeiras, mas com consciência, planejamento e flexibilidade, podemos fazer nosso melhor para estarmos prontos para o que der e vier.

Assista a palestra completa:

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