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Um dos períodos mais temidos do ano já chegou: a declaração do imposto de renda. Em 2023, o prazo para entrega teve início no dia 15 de março e segue até 31 de maio. Para as instituições de ensino, uma das principais dúvidas é sobre como reduzir os custos e agilizar a entrega do demonstrativo de despesas educacionais para as famílias.

Sistemas automatizados de gestão escolar podem ser uma boa saída para os diretores e mantenedores que buscam facilitar e economizar nesse processo, como é o caso da escola O Pequeno Polegar, localizada em São José dos Pinhais (PR), que desde 2019 utiliza um sistema automatizado.

“Normalmente, os pais solicitavam o documento na secretaria e o colaborador da escola tinha que gerar esse relatório, imprimir em papel timbrado, levar para assinar e notificar a família para retirar. Esse processo levava de um a dois dias”, explica Haroldo Andriguetto Junior, diretor da escola

Então, após a aquisição de um sistema de gestão, o diretor conta que a entrega do demonstrativo de despesas educacionais ficou mais fácil.

“A gente disponibiliza no portal, no menu Declaração de IR e o responsável só precisa clicar no ano que deseja para pegar o arquivo em questão de segundos. Além da agilidade no processo, isso também representou a economia de materiais, o que beneficia a escola, as famílias e o meio-ambiente”, pontua.

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Softwares de gestão educacional para a entrega do demonstrativo

Geralmente, as instituições privadas de ensino disponibilizam o demonstrativo de despesas educacionais do ano nas secretarias ou, quando usam softwares de gestão educacional, pelo site ou pelo aplicativo de comunicação.

De acordo com Thiago Paiva, gerente de projetos de Implantação e Serviços da amais educação, que reúne ferramentas de gestão, de comunicação e de ensino-aprendizagem para a Educação Básica ao Ensino Superior, contar com dispositivos que gerem esses relatórios garante mais agilidade ao processo e também significa redução de custos e melhoria no serviço de atendimento.

“As escolas e universidades normalmente contam com um escritório de contabilidade para auxiliar nesse processo ou deslocam um funcionário administrativo para ficar responsável por isso. Contudo, se considerarmos uma escola com cerca de 600 alunos, o custo dessa operação deve ser de no mínimo R＄1.600, se o funcionário ficar exclusivamente fazendo só isso durante um mês. Isso impacta o atendimento e o fluxo administrativo do colégio”, explica Paiva.