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Cada vez mais, a digitalização promove e transforma profundamente diversos setores da sociedade, e o contexto educacional não seria uma exceção. 

Quando falamos em digitalização da gestão escolar, a estratégia vai muito além de apenas introduzir inovações tecnológicas nas salas de aula. Trata-se de um processo que envolve a modernização da gestão administrativa, agilização da comunicação entre famílias e instituição, além da otimização de recursos que proporcionam um ambiente mais eficiente e dinâmico. 

Entre os benefícios da transformação digital, Atarcilene Souza, especialista da Activesoft, empresa de software referência em gestão educacional, destaca as principais vantagens de adotar a solução em uma instituição educacional:

“Com um software de gestão escolar, é possível ter todos os dados escolares, sejam eles administrativos, acadêmicos ou financeiros em um único lugar, e o melhor, em poucos cliques. Trazer a gestão da sua escola para um sistema online pode aumentar o número de matrículas, pois elas serão feitas em menos tempo, colocar sua marca à frente das outras, visto que é um processo de modernização, além de tornar sua gestão ainda mais simples.”, aponta.

Nesse sentido, as instituições educacionais enfrentam um desafio: como ajustar suas operações internas para permanecerem relevantes e competitivas para as famílias? Neste artigo, exploraremos como adotar ferramentas de digitalização da gestão escolar de maneira simples e eficiente.

Abandonar a papelada é fundamental 

Seja para sistemas simples como matrículas, monitoramento de faltas, registros internos ou lançamento de notas, processos manuais são susceptíveis a falhas e à morosidade. Essas intercorrências, no entanto, podem ter impacto significativo na entrega de qualidade da gestão escolar.

Por outro lado, a digitalização da gestão escolar oferece benefícios que se traduzem em uma administração e ambiente de aprendizado categoricamente mais eficientes, ágeis e adaptados às necessidades do ambiente educacional moderno. Assim, documentos administrativos se tornam muito mais acessíveis, recuperáveis e, sobretudo, protegidos.

Para além de reduzir custos operacionais e eliminar falhas, a transformação digital também facilita a comunicação e transparência com a comunidade escolar, promovendo um ambiente institucional mais colaborativo e eficiente. 

“Um sistema de gestão livra sua escola de algumas dores de cabeça como perda de arquivos, pois todos os dados estão salvos na nuvem; trabalho manual, uma vez que o sistema gera relatórios e painéis de resultados para cada área; bem como processos descentralizados, visto que é possível integrar todas áreas e ter uma visão geral de toda a sua escola.” afirma a especialista.

Planejamento escolar mais otimizado

Plataformas de digitalização ainda conferem uma facilidade significativa durante o planejamento e programação do calendário educacional. Ao centralizar todos os recursos pedagógicos, os educadores são capazes de criar, compartilhar e ajustar o planejamento das aulas de acordo com as demandas.

Além disso, é possível acompanhar detalhadamente o desempenho de cada aluno, personalizando estratégias e tornando a experiência de aprendizagem muito mais dinâmica e eficaz.

O caminho para iniciar a digitalização da gestão escolar

Identificar a necessidade de mudança 

O primeiro passo para digitalizar sistemas internos é, claro, identificar essa necessidade. Isso envolve analisar detalhadamente os processos atuais, detectando pontos de melhoria e erros frequentes que estejam gerando perdas de recursos para a instituição. 

Nesse sentido, é importante a participação de todas as partes, incluindo professores, responsáveis financeiros e alunos. Isso porque a avaliação das necessidades e expectativas individuais é crucial para a compreensão completa das carências que a administração enfrenta. 

Implementação do sistema

Para a implementação de uma plataforma de gestão escolar adequada às exigências, é necessário considerar fatores como funcionalidade, custo e suporte. Portanto, esse processo deve ser minuciosamente planejado e acompanhado a fim de garantir uma transição suave e minimizar possíveis intercorrências. 

Capacitação contínua de colaboradores

Para uma transformação digital bem-sucedida, é crucial que todos os profissionais sejam continuamente capacitados. É importante oferecer treinamentos regulares como workshops, tutoriais ou sessões de suporte individualizado para garantir que todos estejam familiarizados e confortáveis com as novas ferramentas. 

A capacitação contínua não apenas melhora a eficiência e agilidade durante o manejo das operações escolares, mas também contribui para o aumento da confiança dos profissionais em um ambiente inovador e adaptável.

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