Com a pandemia, diversos desafios habituais das escolas se intensificaram, exigindo flexibilidade e planejamento dos times de gestão das instituições. Um desses aspectos diz respeito à área financeira das escolas, que sofreu bastante com as consequências da crise e tem preocupado as equipes de educadores – e, consequentemente, atingido alunos e suas famílias.
Dicas práticas para reduzir a inadimplência nas escolas
Pedro Neto, advogado especializado no atendimento de escolas e em Direito Educacional pela UFMJ, explica que esse é um pilar muito importante para o funcionamento da escola já que influencia a qualidade dos recursos disponíveis, como bons materiais didáticos e profissionais preparados (tanto em sua formação quanto nas aulas em si).
Pensando nisso, o sócio fundador da Educa Legal e Guimarães Neto Advogados, que também é responsável por Relações Institucionais no Isaac, dá algumas dicas práticas para ajudar na manutenção dessa área:
O item mais básico, segundo Pedro, é a importância de cobrar; “Porque nesses anos de andança, atendendo as escolas, eu vejo que muitos mantenedores acabam tendo algum receio, algum tipo de medo de cobrar”, conta o advogado, que também é formado em contabilidade. “O mau cobrador, aquele que não cobra, que não age, acaba recebendo por último”.
Pedro também recomenda conhecer o perfil financeiro dos pais dos alunos da escola – realizando uma consulta aos órgãos de proteção de crédito como SPC e SERASA, por exemplo. Além disso, consultar gratuitamente o site do tribunal de justiça de cada estado pode ajudar a identificar se o pai ou responsável tem algum tipo de ação de cobrança ou ação de execução ajuizada contra ele – e assim como no caso da consulta ao SPC ou SERASA, se assegurar de que a escola receberá todas as parcelas daquela anuidade contratada.
É essencial elaborar um bom contrato de prestação de serviços; tendo realizado advocacia exclusivamente para escolas há alguns anos, Pedro diz perceber muitas escolas, no período de rematrícula, convivendo com a falta de formalização do contrato de prestação de serviço educacional. Ele ressalta a importância de garantir que o contrato esteja devidamente assinado, e alerta: “Eu vi na pandemia que escolas que não tinham os seus respectivos contratos de prestação de serviço assinados com os pais acabaram convivendo com índices maiores de evasão, porque esses pais não se sentiam comprometidos com a escola do ponto de vista contratual, diferentemente daqueles que tinham assinado o documento”. Também vale lembrar da possibilidade de um segundo contratante, principalmente no caso de inscrições de débitos do pai do aluno.
Existem algumas ferramentas que podem ajudar na hora de cobrar um responsável que se encontra em situação de atraso de pagamento; Pedro cita a possibilidade de negativação, de inscrição do CPF do pai nos órgãos de proteção de crédito (o profissional sugere que seja feita após 90 dias, mas lembra que cada escola tem seu próprio critério), a possibilidade de cobrança dos honorários advocatícios, o repasse desses custos relativos à cobrança para o devedor, e até mesmo, em certas situações, a perda de um eventual desconto que pode ser concedido a aquele responsável. Nesse último caso, Pedro ressalta que “um pai que está inadimplente deve estar avisado contratualmente que ele está correndo o risco de perder aquele desconto”.
É importante que seja definida uma “régua de cobrança”, ou seja, a escola deve se organizar e criar uma estratégia – um “passo a passo” – que fique muito claro para a equipe responsável por fazer as cobranças. De acordo com Pedro, os pais devem estar rotineiramente sendo cobrados; para isso, pode ser uma boa ideia estabelecer uma rotina de lembretes por mensagem, SMS, Whatsapp ou outras mídias. Da mesma forma, quando um prazo de pagamento vence, os pais devem receber uma notificação alertando sobre esse problema. “Esse tipo de contato, de permanência, de atividades recorrentes que ajudem a escola a se organizar, do ponto de vista da cobrança, seguramente vão refletir em um impacto positivo no que se refere à redução da inadimplência” diz Pedro. Como parte da régua de cobrança, ele também sugere que as escolas pensem em estratégias para diferenciar alunos ativos e inativos.
Conhecer a situação real de cada cliente também é fundamental – já que, dentro da mesma escola, existem pais em situações financeiras e profissionais completamente diferentes, é preciso que a equipe esteja preparada para lidar com todos os perfis. Na pandemia, por exemplo, várias atividades de comércio foram obrigadas a fechar, e isso impactou a vida de pais comerciantes – muitos deles dependem da renda desses negócios para realizar pagamentos ou quitar dívidas. Por outro lado, um responsável de perfil diferente – que é servidor público, por exemplo – pode ter sido capaz de permanecer consistente nos pagamentos. Esses dois casos, diz Pedro, devem ser tratados de formas diferentes: de acordo com a situação é preciso ser flexível e ter empatia para lidar com um responsável que está passando por dificuldades – lembrando que esse momento da pandemia passará e aquele atraso se recuperará. “cCnhecer esse perfil financeiro de cada pai vai nos ajudar a sermos mais efetivos na hora de se estabelecer a cobrança” afirma. “Então, olhar para o histórico de pagamentos, manter o histórico de contatos atualizados, de atrasos que eventualmente tenham acontecido por parte daquele pai e até manter o cadastro com o número de telefone, e-mail, endereço atualizados vai nos ajudar a trabalhar melhor aquele pai na hora de renegociar com ele uma eventual dívida ou repactuar com ele a data de um pagamento que eventualmente esteja atrasado”.
Pedro considera muito importante a ação de olhar para as duas fases da cobrança – a do extrajudicial e a da judicialização – de formas separadas: isso porque, do ponto de vista prático, a fase extrajudicial deve ser considerada a mais importante e efetiva para que se consiga recuperar eventuais parcelas atrasadas. “Eu digo isso porque é uma lógica que funciona mais ou menos da seguinte forma: quanto mais distante ficarmos da data do vencimento daquela parcela, mais difícil vai ficar de recebermos aquele valor” explica. “Por isso a importância das ações anteriores, de termos a disciplina, os lembretes e sempre estar cobrando para não deixar aquela dívida acumular”. Focar na fase extrajudicial é preferível porque o processo judicial é muito caro e exige muito tempo da escola, e portanto deve ser evitado de possível.
Definir uma política de negociação dos débitos é uma etapa um tanto complicada, de acordo com Pedro, mas muito importante para evitar maiores problemas. O advogado avisa que a escola deve ser muito criteriosa para conceder descontos, tirar multas e juros – isso por vários motivos: por exemplo, se esse tipo de coisa for feita com frequência para pais em situação de inadimplência, os pais com os pagamentos em dia se sentirão injustiçados, o que pode ter efeitos negativos na escola. Considerando que às vezes é difícil negar um pedido como esse, Pedro considera importante divulgar previamente uma política de negociação de débito que seja clara e bem definida. A escola pode então deixar com o time responsável por cobranças ferramentas que permitam que em alguns períodos seja implantada uma negociação de débito de forma efetiva que não tenha efeitos negativos na comunidade escolar. Por exemplo, pode-se pensar, no período de rematrícula, em parcelamento para facilitar o pagamento (sempre dentro do ano letivo) ou em outros meios de pagamento como PIX, cartão de crédito ou crédito em conta corrente. “Ter essa política pré-definida vai dar, inclusive, agilidade no time que está responsável por fazer essas negociações”, diz Pedro. Com a negociação feita, então, é preciso firmar um documento – uma confissão de dívida – onde o responsável se comprometa ao reparcelamento especificando determinado número de parcelas, data e condições.
A escola deve também definir metas e acompanhar a evolução da cobrança, preparando relatórios, estabelecendo métricas claras e colhendo e analisando dados (por exemplo, deve-se separar inadimplência dentro do mês de inadimplência acumulada). Depois, consultando essas informações é preciso estudar quais são os meses mais ou menos críticos nesse aspecto. Segundo Pedro, é essencial criar metas e acompanhar, frequentemente, a situação de clientes inadimplentes ou atrasados.
Definir um responsável por essa agenda de cobrança – mesmo que essa pessoa não seja exclusivamente responsável por isso na escola – também é necessário. Esse indivíduo deve ter uma rotina de cobrança, checando a situação de inadimplência todos os dias, verificando quais valores foram pagos ou não, e entrando em contato com os pais de acordo com a necessidade. “É muito importante que essa pessoa esteja dedicada para isso, é igual qualquer outra profissão” diz Pedro. “Cobrança é uma arte, na medida em que a pessoa tem essa responsabilidade ela encarna essa profissão, vai adquirindo experiência, vai adquirir determinadas habilidades, determinadas competências que vão torná-la uma profissional melhor no ponto de vista da gestão da inadimplência”. É interessante, inclusive, considerar a entrega de alguns prêmios para funcionários como esses – incentivos financeiros, ao bater uma meta, por exemplo, podem ajudar a equipe a se manter motivada.
A relação entre os pais dos alunos e a escola é fundamental e merece muito cuidado, mas não é intocável, diz Pedro. Assim, a escola não pode ter medo de cobrar o que lhe é prometido – só recebendo o esperado a instituição pode continuar a funcionar de forma positiva. “Nós combinamos de entregar um bom conteúdo pedagógico, um bom resultado de aprendizado em nossas escolas, nos comprometemos a pagar os nossos salários, os nossos boletos, de todos os nossos colaboradores, os nossos fornecedores” reflete. “Para que isso tudo seja possível, precisamos garantir que os recursos na forma pactuada com os pais, no prazo pactuado com os pais estejam disponíveis no caixa da escola para honrarmos com todas as obrigações assumidas”.
O advogado reforça que cada caso é um caso, e cada escola deve definir uma estratégia que funcione para si mesma – e, caso essa não funcione, pensar em outra. O importante é lembrar que a saúde financeira da escola fará toda a diferença para que a equipe possa entregar um ambiente e um ensino de qualidade, investindo em infraestrutura, materiais e profissionais capacitados, e assim, influenciar positivamente as vidas de seus alunos.
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