Como acelerar seu processo de matrícula e rematrícula?
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Como acelerar seu processo de matrícula e rematrícula?

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Depois de um longo tempo de incertezas e desequilíbrio trazidos pela pandemia, com as rotinas dos alunos e das escolas mudando drasticamente por causa da pandemia, finalmente algumas coisas começam a se retomar. O planejamento para a retomada das aulas presenciais está se iniciando, e as escolas precisam pensar em como fazer essa transição de maneira tranquila e eficiente.

As novas tecnologias como aliadas na volta do presencial 

De acordo com Paula Sino, que é Gerente Comercial na Assine Bem e especialista em otimização e gestão de documentos, existem agora dois caminhos para esse retorno: as escolas podem voltar ao modelo antigo, de antes da pandemia, com “papel, caneta, arquivo físico, alguns processos burocráticos”; ou podem se aproveitar de algumas tecnologias que passamos a utilizar durante essa crise para otimizar seu funcionamento daqui para frente.

Esses novos aliados podem agregar muito ao valor da escola, trazendo diferenciais competitivos e até ajudando a atrair novos alunos. 

Tipos de assinatura digital

“Pensando para o lado do que a pandemia trouxe nesse período e o que podemos aproveitar, não existe certo e errado, quero deixar isso muito claro, cada instituição tem o seu momento, seu público também”, explica Paula.

“Mas acho interessante pensarmos nas possibilidades, já que demos um passo para frente, passamos a usar a tecnologia como aliada durante todo esse caminho que percorremos de pandemia, por que não aproveitar e utilizar agora que estamos retomando?”. Vale lembrar que essas adaptações podem ser instaladas em diversas áreas da escola – inclusive para potencializar o processo de matrícula e rematrícula. A questão de assinaturas, por exemplo, hoje tem três possibilidades no Brasil: 

  • A assinatura manual, mais utilizada antes da pandemia, realizada com papel, caneta, arquivos físicos e um processo burocrático; 
  • A assinatura feita em um tablet ou celular, imitando a assinatura física, com um processo mais simples; 
  • A assinatura digital, de natureza online, envolve algumas etapas de segurança para identificar os assinantes por meio da confirmação de dados pessoais. Nesse último caso, não há a “imitação” da assinatura manuscrita, mas ficarão registradas as etapas de segurança realizadas – e um QR code normalmente está presente para validar a assinatura. Por essas razões, se trata de um processo mais seguro.

 

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Paula esclarece que não existe certo e errado: “Existem processos que se adequam melhor a cada instituição de ensino, o que eu trago aqui para vocês é que é importante avaliar o momento, entender a necessidade de vocês, no momento da instituição e pensar na segurança dos dados tanto dos seus alunos, dos pais, quanto na segurança de armazenamento desses documentos”.

A especialista reforça que existe validade jurídica para o uso de assinaturas digitais em documentos privados e particulares desde 2001, e em 2020 foi sancionada uma legislação que prevê também assinaturas desse tipo também em documentos públicos; desse modo, não há problema nenhum em utilizar esse recurso. 

Além disso, Paula comenta que a assinatura digital não se limita à questão de matrícula e rematrícula; pode ser usada para diversos outros documentos, como por exemplo um contrato de um novo colaborador do colégio. “Então, todo e qualquer tipo de documento que vocês pensem hoje em imprimir papel, fazer assinatura com caneta, dá para transformar no processo digital e manter armazenado no mesmo lugar de forma segura”, comenta a gerente. “É bem rápido e prático, garanto para vocês”.

O novo processo de matrícula e rematrícula 

Mas como se deu, especificamente, a transformação do processo de matrícula e rematrícula nos últimos tempos – e como utilizá-lo a favor da escola? Robson Medeiros, gestor financeiro do Centro Universitário UNIFAAT, explica que o processo antigo – cheio de burocracia – precisou ser revisto por ser uma experiência caótica para o candidato e para o responsável pela matrícula.

Além disso, toda a execução exigia muito preparo dos setores administrativo, financeiro e acadêmico – já que, no caso da UNIFAAT, eram cerca de dois mil candidatos aptos para fazer a matrícula, e a questão da confiabilidade também era uma preocupação. 

Hoje, o processo digital é mais eficiente e cômodo – o candidato pode, por exemplo, fazer o upload dos documentos que faltam para sua matrícula a qualquer momento. “Era uma questão de retrabalho, não só na questão do financeiro, mas também da gestão de documentos”, diz Robson, que é graduado em Administração pela FAAT Faculdades e em Engenharia Civil pelo Centro Universitário UNIFAAT. Com a forma eletrônica, é possível inclusive gerenciar quais documentos ainda são necessários para completar a matrícula – facilitando, inclusive, a vida de quem não tem tanta habilidade com certas tecnologias, já que é possível, pelo atendimento por Whatsapp, enviar as fotos dos documentos para que a própria secretaria cuide da gestão e finalize a matrícula.

Robson lembra que o novo processo também é uma opção mais adequada para o cenário atual, levando em conta as preocupações devido à pandemia – e foi uma mudança muito bem recebida pelos próprios alunos.

Realmente temos um ganho, o reconhecimento desses candidatos e até mesmo dos alunos que vão fazer a rematrícula, que ficam despreocupados, porque eles conseguem fazer o processo de rematrícula muito mais tranquilos”, conta. 

As facilitações não param por aí: as opções de pagamento também ficaram mais acessíveis por meio do site; a opção de realizar o pagamento por PIX, uma novidade, por exemplo, também é um modo de agilizar o processo para o cliente – e todas essas melhorias contribuem para a captação de alunos, como conta Robson. “Então, temos uma aceleração nesse processo de matrícula todo quando você vai pelo meio digital, você consegue ir para essas frentes”, diz o gestor. 

Assista a palestra completa:

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