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Uma gestão escolar eficiente exige mais do que dedicação e planejamento; é importante que a instituição adote estratégias fundamentadas em dados, capazes de orientar decisões e estabelecer objetivos claros e alcançáveis.

Nesse contexto, os KPIs (indicadores-chave de desempenho) surgem como ferramentas indispensáveis para mensurar resultados, monitorar processos e impulsionar o desenvolvimento escolar.

Pensando nisso, exploraremos os KPIs essenciais para o setor educacional, destacando como podem converter dados em insights estratégicos, aprimorar processos e impulsionar o sucesso da instituição.

O que são os KPIs educacionais? 

Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de desempenho, são métricas estratégicas que oferecem uma visão detalhada sobre diferentes aspectos da performance da instituição de ensino, tanto em ambiente acadêmico quanto na gestão administrativa.

Essas métricas quantitativas permitem que gestores acompanhem o progresso da escola, identifiquem desafios com mais precisão e alinhem ações aos objetivos institucionais de forma assertiva e eficiente.

Além disso, os KPIs também contribuem para a melhoria contínua da qualidade educacional, bem como o aumento da satisfação de alunos e famílias e a sustentabilidade financeira da escola.

KPIs essenciais para a performance institucional 

Confira os principais indicadores de monitoramento contínuo que podem aprimorar a performance e potencializar o sucesso da sua escola:

Indicadores Pedagógicos

• Média de notas e desempenho dos alunos

A média de notas é um dos principais indicadores pedagógicos para avaliar o desempenho dos estudantes e o impacto das metodologias de ensino adotadas pela instituição. 

Esse indicador pode ser calculado somando as notas finais dos estudantes e dividindo pelo total de alunos.  É possível, ainda, realizar essa análise por turma, séries ou período letivo.

Embora seja uma ferramenta valiosa para monitorar o progresso acadêmico, é importante destacar que a média de notas reflete apenas parte do processo educacional. Seu significado pode variar conforme os métodos de avaliação utilizados, sendo essencial complementá-la com outros indicadores que ofereçam uma visão mais abrangente da aprendizagem.

A comparação das médias de notas com anos anteriores é um excelente recurso para monitorar o progresso a longo prazo, oferecendo uma visão clara sobre os resultados alcançados. 

Este indicador, quando aliado ao acompanhamento do desempenho no Índice de Desenvolvimento da Educação Básica (Ideb) contribui para uma avaliação abrangente e precisa da qualidade educacional da instituição.

• Índice de Desenvolvimento da Educação Básica (Ideb)

Calculado pelo governo federal, o  Índice de Desenvolvimento da Educação Básica (Ideb) considera o rendimento escolar medido por avaliações como o Sistema Nacional de Avaliação da Educação Básica (Saeb) e a Avaliação Nacional do Rendimento Escolar (Anresc), além das taxas de aprovação.

Esse indicador combina dados de aprovação e desempenho dos alunos em exames nacionais, oferecendo uma visão clara sobre os avanços e desafios no processo educacional. 

Com base nesses dados, gestores são capazes de implementar estratégias mais eficazes para melhorar os resultados pedagógicos e garantir a qualidade do aprendizado.

• Índice de reprovação e taxa de conclusão no prazo esperado

Esses KPIs são essenciais para avaliar a eficácia do processo educacional em uma escola, destacando tanto áreas que precisam de atenção para melhorar o desempenho acadêmico quanto a experiência dos alunos.

O índice de reprovação mede a proporção de alunos que não atingem os critérios necessários para avançar, ajudando a identificar possíveis lacunas nos métodos de ensino, na avaliação ou até mesmo em fatores externos que influenciam o aprendizado.

Já a taxa de conclusão no prazo esperado monitora o número de alunos que finalizam seus cursos dentro do período ideal. Quando essa taxa é baixa, pode ser um sinal de problemas como planejamento curricular inadequado, dificuldades pedagógicas ou barreiras enfrentadas pelos estudantes.

KPIs Financeiros

• Custo de Aquisição de Clientes (CAC) vs Lifetime Value (LTV)

No contexto educacional, monitorar a relação entre o Custo de Aquisição de Clientes (CAC) e o Lifetime Value (LTV) é essencial para avaliar a sustentabilidade financeira da instituição.

O CAC mede o investimento necessário para atrair um novo aluno, incluindo custos com marketing, publicidade e vendas. Enquanto o LTV, ou “valor de tempo de vida”, mede o valor (em reais) que cada aluno, em média, gera para a instituição durante todo o período em que permanece matriculado. 

Para calcular o valor de tempo de vida, é necessário levantar quantos meses, em média, os alunos permanecem na escola e multiplicar esse número pelo valor da mensalidade.

Ao comparar o custo de aquisição com o valor que o aluno vai gerar durante seu tempo na escola, é possível avaliar se a estratégia de captação é, de fato, lucrativa no longo prazo.

Uma relação saudável entre esses KPIs ocorre quando o LTV supera o CAC, garantindo que os recursos investidos na captação de alunos sejam recuperados e tragam retorno financeiro sustentável.

• Relacionamento com os responsáveis financeiros

O relacionamento com os responsáveis financeiros é um indicador crucial, uma vez que um relacionamento e comunicação eficientes impactam diretamente na regularidade de pagamentos, fidelização e satisfação geral das famílias.

Uma boa relação envolve não apenas a negociação eficaz de inadimplências, mas também a criação de canais abertos para dúvidas e esclarecimentos sobre valores, prazos e formas de pagamento. 

A personalização do atendimento e a flexibilidade nas condições podem ser estratégias valiosas para manter esse relacionamento positivo e garantir a saúde financeira da instituição.

Esse indicativo ainda pode ser comparado ao Lifetime Value (LTV), proporcionando uma visão mais clara sobre o retorno do investimento em captação de alunos. 

• Taxa de inadimplência

A inadimplência é um dos maiores desafios da gestão financeira escolar, impactando diretamente a saúde financeira da instituição e sua capacidade de manter operações e cumprir compromissos financeiros.

Uma alta taxa de inadimplência pode sinalizar falhas na gestão financeira, como políticas de cobrança ineficazes, falta de flexibilidade nos pagamentos ou dificuldades econômicas enfrentadas pelos alunos e suas famílias.

Uma vez diagnosticado o problema, os gestores podem implementar estratégias de cobrança mais eficazes, como oferecer opções de pagamento mais acessíveis ou criar campanhas para a conscientização.

Além disso, contar com um parceiro especializado, como o isaac, pode ser uma solução altamente eficaz.

O isaac permite que a escola delegue todo o processo de negociação, liberando a instituição escolar para focar em outras prioridades. Isso garante maior previsibilidade financeira, reduzindo a inadimplência de forma muito mais ágil e eficiente.

Indicadores de Retenção 

• Taxa de retenção e evasão estudantil

KPIs de retenção são essenciais para avaliar a eficácia das estratégias pedagógicas, de relacionamento e de engajamento da escola. Dentre os principais, destacam-se a taxa de retenção e a evasão estudantil.

A taxa de retenção mede a porcentagem de alunos que permanecem matriculados de um ano para o outro ou durante o período letivo. Ao monitorar essa taxa, é possível identificar possíveis problemas de engajamento ou de qualidade dos cursos oferecidos. 

Uma alta taxa de retenção reflete a satisfação dos alunos e das famílias, enquanto uma baixa taxa pode indicar falhas no ensino ou na experiência educacional.

A evasão estudantil (ou churn), por outro lado, dimensiona a quantidade de alunos que abandonam a escola antes de concluir o ciclo escolar ou realizar a rematrícula. 

A evasão é um forte indicativo de que algo pode estar desalinhado nas práticas de ensino, no atendimento aos alunos ou nos serviços oferecidos. Portanto, mensurar esse indicador é fundamental para prevenir riscos à continuidade da instituição. 

Por fim, a combinação de ambas as métricas oferece uma visão abrangente da capacidade que a escola tem em manter seus alunos e garantir o sucesso acadêmico. 

• Taxa de captação de novos alunos 

A taxa de captação de novos alunos é um indicador essencial para medir o sucesso das estratégias de marketing, recrutamento e divulgação de uma instituição educacional. 

Esse KPI representa a quantidade de novos alunos matriculados em comparação ao número de vagas disponíveis, refletindo diretamente a atratividade da escola no mercado educacional.

Um crescimento constante e organizado é, portanto, sinal de uma instituição em expansão. É importante observar, no entanto, que a captação também deve estar alinhada às necessidades e limitações da instituição. Dessa forma, evitando a superlotação e mantendo a qualidade do atendimento e ensino.

• Índice de reclamações e satisfação 

Esse KPI reflete o nível de satisfação geral da comunidade escolar em relação aos aspectos acadêmicos, administrativos e estruturais da escola, e pode ser utilizado para identificar pontos fortes e áreas que necessitam de melhorias.

Insatisfações são inevitáveis em qualquer instituição educacional, mas se forem frequentes, podem sinalizar falhas em estratégias ou metodologias adotadas pela escola. 

Por isso, é importante registrar, identificar a recorrência e buscar soluções para as reclamações mais frequentes. Monitorar esses pontos permite uma abordagem proativa para resolver questões antes que elas impactem a opinião geral.

Como evitar responsáveis insatisfeitos com a escola?

Além disso, o índice de experiência e satisfação das famílias também deve ser acompanhado de perto. Isso pode ser feito através de questionários de avaliação como a Certificação Escolas Exponenciais, entrevistas e até plataformas digitais como as redes sociais da própria escola.

Acompanhando esses canais, a escola consegue entender a percepção das famílias e ajustar suas práticas para melhorar a experiência educacional e demonstrar à comunidade escolar o seu compromisso com a qualidade.