5 dicas inteligentes de gestão financeira em tempos de crise
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5 dicas inteligentes de gestão financeira em tempos de crise

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Segundo Ivan da Cunha, gerente de projetos, auditor de qualidade e diretor de consultoria e estratégias corporativas da Apoio Estratégico, países globalizados enfrentam crises, em média, a cada dois anos. O Brasil, por exemplo, viveu uma recessão entre os anos de 2016 e 2017 e agora, em 2020, entrou em uma nova crise de nível global, causada pela pandemia de COVID-19.

“Veja que a única certeza que você pode ter é que talvez daqui um, dois, três, Deus queira que sejam três anos, nós vamos enfrentar algum outro tipo de crise, seja econômica, financeira, de desemprego, de saúde, porque faz parte de um mundo globalizado”, afirma.

Assim, a empresa que deseja ter lucratividade e rentabilidade em meio a crise, seja escola ou qualquer outro tipo de negócio, não só precisa ter uma plena gestão financeira, como também estar atenta aos estudos que trazerem previsibilidade sobre esses eventos. Essa preparação é o que Ivan chama de amortecedor. 

Segundo ele, não há momento mais oportuno para começar um trabalho de gestão financeira quando a escola está bem. Mas se este não for o caso da sua escola, não se preocupe, nunca é tarde para mudar um cenário desfavorável e se educar financeiramente.

Dito isso, separamos algumas dicas de gestão financeira, elaboradas em conjunto com o diretor de consultoria da Apoio Estratégico, para obter cada vez mais lucratividade. 

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1. Conheça o seu mercado

Apesar da escola particular ainda ser um excelente negócio, alcançar uma lucratividade saudável não é tão simples como antigamente, quando só bastava conquistar uma matrícula e se manter com o lucro das mensalidades. Como explicava Ivan, hoje, pequenos erros na gestão financeira impactam a instituição de cinco a dez anos – período que corresponde ao ciclo que os grupos de alunos permanecem na escola. 

Há outra variável do mercado que não pode ser esquecida: a pouca margem de manobra depois que começa o ano letivo. Se você estabelece um grupo, um perfil de custos para a escola, após iniciar o ano letivo, há pouquíssima margem de manobra para redução de custos, como demissões e reestruturação de processos, uma vez que o ciclo das escolas é anual, diferente da maiorias das empresas que têm ciclos de venda diários ou mensais.

Assim, um planejamento financeiro bem feito é um planejamento que não olha só o curto prazo, ele tem uma visão de médio e longo prazo, considerando variáveis. “Você estuda o histórico da escola, o que está acontecendo no mercado, a taxa média de captação, como é a captação média da escola nos últimos anos, e você consegue fazer projeções do que pode acontecer lá na frente e criar instrumentos que te permite criar cenários”, explica Ivan.

Inovar também é preciso.“o teu produto de cinco, dez anos atrás não é mais o de hoje, quantas coisas você colocou?” questiona. A inclusão de aulas de robótica, curso de línguas e atividades makers, inevitavelmente podem impactar nos custos, mas, ao mesmo tempo, contribuem para o reposicionamento da escola e aumentam a sua competitividade. 

2. Fique de olho nas contas

“Como o trabalho financeiro é chato, as pessoas não gostam. Elas, muitas vezes, têm um olhar simplesmente para a grande conta”, relata Ivan. Um exemplo de grande conta é a folha de pagamento, que em qualquer escola representa um custo expressivo.

Porém, ao centrar o olhar na folha de pagamento ou o quanto ela paga de aluguel e despesa operacional, o gestor acaba tendo uma visão miope das finanças do negócio. É aconselhável identificar o custo por segmento e produto, ou seja, saber o quanto o berçário gasta, a educação infantil, o tempo integral, além da cantina, uniforme e material. 

Arrumar a casa financeiramente pode ser trabalhoso, mas é de extrema importância para garantir o equilíbrio financeiro da sua escola. De forma resumida, o diretor de consultoria da Apoio Estratégico explica como colocar as finanças em ordem em quatro etapas:

  1. Faça um mapeamento de todas as contas da escola, pequenas e grandes;
  2. Separe-as por grupo, exemplo, contas fixas e contas variáveis; 
  3. Reorganize as contas por centros de custo ou qualquer outra técnica;
  4. Faça uma análise das contas para verificar se estão dentro do padrão de gastos adequado.

Essa organização, segundo Ivan, proporciona ao gestor uma inteligência financeira. Consequentemente, ele se torna capaz de tomar boas decisões em relação ao seu dinheiro e fazer investimentos com sabedoria, pois compreende exatamente o custo de cada segmento e produto na sua escola. 

“Não olhe o trabalho financeiro como uma dor a ser feita, é prazeroso, faz parte da construção de uma escola forte, de uma escola que consegue tomar decisões rápidas, porque ela tem um fluxo financeiro bem definido”.

3. Aplique a economicidade em suas ações

“Ter controle financeiro não significa ser tão duro, tem gente que confunde tudo”, declara Ivan. A fala do gerente de projetos resume uma crença perigosa, de que a gestão financeira está ligada à avareza, quando na verdade tem muito mais a ver com economicidade.

A economicidade é um conceito da gestão estratégica em que, para se desenvolver uma tarefa, você aplica única e simplesmente cada centavo necessário, e nada mais, para atingir os objetivos pretendidos. 

Alguns gestores, na ânsia de reduzirem custos, acabam mexendo em locais que afetam diretamente a qualidade do serviço oferecido. Toda e qualquer decisão relacionada às finanças da escola, como a troca do papel higiênico ou uma alimentação mais barata, deve levar em consideração o princípio da economicidade e o impacto na qualidade do serviço. 

A falta de investimento, seja por puro capricho de reduzir custos ou desconhecimento em gestão financeira, também pode repercutir negativamente no serviço ofertado. Abaixo, Ivan traz um exemplo bem comum relacionado à folha de pagamento.

“Muitas vezes um funcionário é investimento, se você colocou do jeito certo, no lugar certo, a denominação correta, com o resultado que ele te dá, ele está muito bem pago, e às vezes, por eu ficar nessa tal economia, que é uma economia burra, eu simplesmente deixo de contratar e agora estou com a minha secretária sem gente para fazer atendimento adequado na minha campanha. Tenho um monte de escola assim, que não tinha ninguém preparado e dizia que era para economizar”. 

4. Atenção aos descontos! 

Algumas decisões marcam, principalmente as erradas, e podem ser até custosas.  Em meio a pandemia, muitas escolas particulares foram pressionadas a concederem descontos na mensalidade, acontece que, em muitos casos, essas deduções aconteceram de forma arbitrária.  

“Nas escolas em que a Apoio gerencia nós não deixamos na época da pandemia dar descontos coletivos, fizemos estratégias por grupos, subgrupos, demandas específicas e a escola ficou em uma situação financeira muito mais tranquila. Vocês sabem que dar desconto para depois tirar é um sacrifício.”, relata Ivan. 

Como explica o consultor, os descontos, sempre que possível, precisam estar atrelados à política de preço da escola. Essa política, que é baseada no posicionamento de mercado, equaliza o quanto o público da região está disposto a pagar e a concorrência; em cima disso, uma estratégia de custos deve ser estabelecida para determinar os descontos. 

“Eu falo para as escolas, se você não tem um estudo profundo do passado e você tem a intuição que sua mensalidade está dentro dos parâmetros dos concorrentes, está competitiva, eu gosto de trabalhar, pelo menos, 8% este ano com segurança, porque se a inflação fechar em 7%, tiver um reajuste real, sabendo que a folha de pagamento é o maior impacto, você vai chegar perto do 8% e dá uma margem para a escola trabalhar alguns descontos”.

5. Conte com ajuda especializada

A falta de conhecimento técnico por parte dos gestores escolares ainda é um empecilho para construção de uma boa gestão financeira. Além do mais, muitas instituições não dispõem de recursos suficientes para ter um departamento focado em controle financeiro. Nesses casos, contar com uma ajuda especializada se faz necessário.

“Eu não posso mais deixar de investir na área financeira com a mesma qualidade que eu invisto na minha área pedagógica, e se você não conhecer técnica, não fizer um curso financeiro […] você contrata profissionais, uma consultoria”, alerta o diretor de Apoio Estratégico

A Apoio Estratégico é especializada em planejamento financeiro, estratégias de comunicação, marketing, inteligência digital, reposicionamento estratégico, entre outras áreas da gestão escolar. Ao longo dos seus 23 anos, a empresa já atendeu mais de mil escolas particulares, redes de ensino e organizações em todo o Brasil.

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