“Sem informações confiáveis, as possibilidades de consecução de qualquer planejamento são meros exercícios de futurologia”. Embora seja de um teólogo, Celso Santos, essa frase ilustra bem a importância das escolas se preocuparem com seu fluxo de caixa. Afinal, entender o funcionamento dele é essencial para uma gestão financeira escolar eficiente.
Porém, na prática, embora esse seja um tema de suma importância, o que acaba acontecendo é que poucos gestores conseguem acompanhar os indicadores financeiros da escola com a frequência e o foco considerados ideais. E isso acontece por vários motivos. Um deles, por exemplo, é simplesmente por falta de cultura, segundo afirma Larize Villarroel, líder de marketing na Superlógica Educacional.
“A maioria das escolas de 500 até 1500 alunos não tem uma cultura administrativa forte. Geralmente são empresas mais familiares. E quando são administradas por famílias, isso acaba sendo feito por pessoas da área acadêmica ou da área pedagógica, muitas vezes sem preparo ou conhecimentos suficientes para acompanhar as finanças da escola”, avalia.
Larize ressalta também que, mesmo quando a escola disponibiliza uma pessoa dedicada a cuidar das finanças, ainda assim não existem garantias de que ela saberá olhar para os indicadores certos, capazes de realmente identificar como está a saúde financeira da sua instituição.
Mas, afinal, como começar a trabalhar de forma mais assertiva a gestão financeira escolar?
O que é fluxo de caixa?
Um dos primeiros passos é entender o que é um fluxo de caixa: trata-se de um instrumento que torna possível a visualização das fontes e destinos dos recursos financeiros. Em geral, é feito em uma planilha onde são discriminados os gastos e ganhos mensais. As informações colhidas nesse documento permitem que a escola identifique possíveis despesas desnecessárias e possa programar melhor seus investimentos, sendo essencial para uma gestão financeira escolar eficiente.
Faça o download da nossa planilha, entenda melhor e comece a usar na sua escola.
Como criar um fluxo de caixa?
1º Passo: Separe as entradas e saídas em categorias
Fornecedores: o que você gasta para pagar seus fornecedores;
Despesas operacionais: os gastos administrativos da escola. Por exemplo: conta de telefone, internet, salário dos professores, aluguel, papelaria, etc;
Outras saídas: os gastos que não são constantes. Por exemplo, investimento em marketing;
Entradas: de forma geral, as entradas de uma escola são as mensalidades dos alunos, mas se a sua escola tiver algum outro tipo de entrada, discrime ela também.
2º Passo: Registre todas as entradas e saídas
Após classificar todas entradas e saídas em categorias, registre esses dados em uma planilha.
Apesar de parecer simples, é nesse passo que muitas instituições de ensino cometem erros. Por falta de comprometimento ou priorização de outros assuntos da rotina administrativa, alguns dados importantes deixam de ser lançados na planilha com o passar do tempo, atrapalhando a gestão financeira escolar.
Porém, é importante ter em mente que, para que as informações do seu fluxo de caixa escolar sejam confiáveis, registrar todas as saídas é fundamental.
Ao final do mês, ao subtrair o total das saídas do total das entradas, você terá o seu saldo. Logicamente, um saldo dentro do previsto, demonstra que a escola tem uma boa saúde financeira, assim como o contrário.
Ou seja, com apenas dois passos, você já terá o seu fluxo de caixa feito. Mas, embora ele seja um mapa confiável do destino do dinheiro na escola, ele é apenas uma ferramenta: é na análise dos gastos que mora o segredo para otimizar suas finanças.
Entenda mais sobre o fluxo de caixa e veja dicas para mantê-lo positivo com o Superlógica
Comece o seu planejamento de fluxo de caixa
Para iniciar a etapa de planejamento de um fluxo sustentável do seu caixa, é preciso ter em mãos os dados do seu último mês para conseguir fazer uma previsão de entradas e saídas para o mês seguinte.
Com essa informações, você pode reunir sua equipe e pensar em formas de aumentar a entrada de dinheiro, como ações de prospecção de novos alunos, por exemplo, mas sobretudo, buscando alternativas para diminuir seus custos e reduzir a inadimplência.
Afinal, não basta apenas fechar o mês “no azul”. O ideal, segundo os especialistas, é criar uma reserva para os períodos com maiores despesas e, assim, garantir a estabilidade financeira da escola nos períodos quando há maior incidência de inadimplência ou de gastos com manutenção.
Saiba como cobrar mensalidade escolar em atraso
Sistemas de gestão financeira
Uma das formas de otimizar o tempo gasto na gestão financeira escolar é adotar softwares especializados para essa tarefa. Além de possibilitarem que muitos processos sejam automatizados e centralizados (como o gerenciamento de receitas, despesas, movimentações bancárias e nota fiscal), alguns deles, como o Superlógica, por exemplo, também apontam os indicadores fundamentais para a tomadas de decisões estratégicas. Todas as informações financeiras da sua instituição ficam disponíveis em um dashboard, onde você consegue acessar dados como receita mensal com mensalidades, crescimento, cancelamento (churn), ticket médio, índice de inadimplência, entre outros.
Quais métricas observar?
Independente se você prefere usar planilhas ou um sistema de gestão para organizar a vida financeira da escola, é essencial saber quais são as métricas relevantes a serem acompanhadas mensalmente. São elas que ajudarão você e sua equipe a respondem as perguntas mais significativas na hora de saber como anda a saúde financeira da instituição, tais como:
Minhas ações de marketing estão sendo efetivas?
Essa questão pode ser respondida a partir do olhar para o ROI (Retorno sobre Investimento). O ROI calcula o retorno que você tem sobre cada real investido – um dado extremamente útil para comparar negócios sob o mesmo prisma e indicar seu nível de lucratividade.
Quanto vou precisar investir para atingir minha meta de matrículas?
O CAC (Custo de Aquisição de Clientes) irá calcular o quanto custa para a sua escola atrair um novo aluno. Com essa informação você poderá prever qual deve ser seu investimento para alcançar o número de matrículas desejadas.
Visando aumento de receita, devo investir em ações de fidelização dos atuais alunos ou focar apenas na atração de novos?
O Churn apontará a quantidade de alunos que a sua escola perdeu em um determinado período de tempo. No entanto, investir para reduzir a sua taxa de cancelamento geralmente é mais rentável do que investir em ações de prospecção.
“Reduzir o churn é mais importante do que vender mais. Por isso, a fidelização do cliente é o caminho para mitigar a taxa de cancelamento”, aponta o CEO da Superlógica, André Baldini.
Qual é o meu retorno por cada novo aluno?
O LTV (valor do ciclo de vida do cliente) mostrará o quanto você deve esperar de retorno no período de contrato ativo dos seus alunos. Este é o valor que o aluno vai deixar com o pagamento de mensalidades durante o tempo em que permanecer matriculado na escola. Quanto mais avançada a série que o aluno entra na instituição, menor é o LTV.
Qual é minha rentabilidade por aluno?
O Ticket Médio aponta a média do seu retorno por estudante. Com essa informação, além de poder avaliar se os descontos e as bolsas oferecidas pela sua escola são adequadas, você também terá visão da imagem das sua instituição no mercado.
Qual tem sido o impacto dos atrasos nas mensalidades?
Calcular o seu índice de inadimplência em diferentes períodos será de grande valia para indicar os caminhos mais saudáveis para lidar com o problema.
Dicas para a redução da inadimplência
E por falar em inadimplência, é importante ressaltar que, mesmo com um fluxo de caixa organizado e medidas para a redução de gastos e entradas de receita, não será possível manter uma boa saúde financeira na sua escola se o índice de alunos com mensalidades em atraso for muito alto.
Por isso, os especialistas da Superlógica listam oito dicas práticas para ajudar você a enfrentar o maior vilão do fluxo de caixa dos colégios: a inadimplência.
- Peça carta de recomendação de outras escolas;
- Ofereça renegociação da dívida a partir do terceiro mês;
- Evite terceirizar a cobrança para diminuir a perda de alunos;
- Ofereça o pagamento da mensalidade por boleto;
- Utilize diferentes canais de comunicação com os pais;
- Crie vantagens para o bons pagadores;
- Deixe claro as punições e multas no caso de atrasos;
- Utilize um sistema de gestão.
