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O gestor de instituições de ensino está sujeito a situações imprevisíveis a todo o tempo, mas existem recomendações que, se postas em prática, podem contribuir para o melhor andamento da rotina da escola e do profissional 

A posição de liderança pode representar um desafio em termos de gestão de tempo da escola. Os gatilhos para desvios de atenção com demandas que se apresentam urgentes, fugindo do planejamento pensado para o dia, são corriqueiros e podem drenar a jornada de trabalho. Estar atento às causas que levam a esse quadro e estabelecer comportamentos que ataquem a raiz do problema são mais que uma recomendação, mas sim uma necessidade apontada por especialistas no suporte à gestão de escolas.

A escola particular é considerada um ambiente complexo e que é impactado por inúmeras variáveis, e muitas delas fogem ao controle de um planejamento estratégico habitual, de acordo com Ivan da Cunha, diretor de Consultoria da Apoio Estratégico. Isso, “porque quando você trabalha com crianças, com pessoas, com famílias, com colaboradores, são ambientes que você não consegue ter pleno controle do que vai acontecer durante o dia”. 

“Sem um processo de gestão e administração muito bem organizados, onde se aprenda a delegar, a confiar que as pessoas possam auxiliar na resolução de problemas, o gestor acaba sendo impactado por todas essas variáveis simultaneamente, que tiram o foco dele no que é importante, que é justamente administrar o tempo para fazer a gestão da escola”, explica.

“Se o gestor fica o tempo inteiro tendo que trocar o pneu com o carro andando e o carro não progride, você percebe que a instituição fica perdida e o gestor está sempre nos 45 do segundo tempo. Ele não consegue agir com previsibilidade, com gestão de risco, com uma proposta de trabalho que realmente permita a ele colocar a instituição para avançar. A gestão de tempo na escola, embora pareça algo simples, tem uma execução muito mais complexa do que parece, porque ela parte da organização de uma série de processos e equipes”.

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Diferenciar urgência e importância

Para Maurício Berbel, sócio-consultor da Alabama Consultoria Educacional, existe uma maneira básica e eficaz de fazer esse diagnóstico da gestão de tempo na escola, que é baseado em duas: urgência e importância

  • Tarefas importantes e urgentes são “incêndios” e devem ser evitados. Tratar de temas importantes com pressa e estourando prazos costuma trazer prejuízos. O gestor deve se programar para tratar das questões importantes antes que se tornem urgentes.
  • Entre as questões não importantes e urgentes há que se pensar se o gestor está se rendendo à urgência “dos outros”, aquelas interrupções frequentes que consomem tempo e energia. Essa avaliação pode ajudar a direcionar a equipe, empoderar subordinados e estabelecer limites se houver excessos.
  • E, finalmente, notar que há atividades que consomem tempo por serem sem importância. Reuniões, relatórios, pesquisas mal direcionadas e outras atividades que “roubam” tempo do gestor. Muitas vezes são decorrentes de desvios na  cultura organizacional, como apego à burocracia, perfeccionismo, insegurança na equipe e centralização (microgerenciamento) do gestor.

Gestor precisa lidar com o cliente e com o consumidor

Uma variável que exemplifica como a gestão de tempo na escola pode fugir à regra de outros ambientes é pontuada por Ivan da Cunha, da Apoio. É que a instituição particular se depara com cliente e consumidor sendo personagens diferentes. Ou seja, o cliente está na figura de pais e responsáveis, que pagam pela prestação do serviço, enquanto o consumidor é o aluno, que se utiliza de fato dele.

“O foco da escola está nas crianças, nos alunos, mas a família também está inserida no ambiente escolar. Ela exige todo um trabalho de atendimento, de acolhimento das suas necessidades, o que torna extremamente desafiador o ambiente escolar, uma vez que a prestação do serviço é intangível. Quem recebe o serviço não é quem paga. Essa imprevisibilidade da família dentro da escola causa enormes variáveis que atrapalham na gestão do tempo”, observa.

“Você vê mantenedores trabalhando de 10 a 14 horas, de segunda a sábado dentro da escola, e não dando conta das suas funções. Isso mostra que a instituição está no caminho errado.”

Maurício Berbel, da Alabama, também deixa dicas que vão além do diagnóstico e colaboram com a organização do gestor no ambiente de ensino.

  • Aprenda a delegar. Chefe que delega tem mais tempo para suas próprias atividades. Ensine seus colaboradores a fazer, ajude-os no início e delegue as tarefas mais rotineiras.
  • Faça poucas reuniões e mais curtas. Muitas vezes uma troca de mensagens, recados em mural e uma conversa de corredor podem substituir uma reunião com várias pessoas por duas horas! (muito tempo e dinheiro desperdiçado)
  • Crie uma rotina coerente com sua dinâmica pessoal e profissional. Reserve horários de melhor desempenho pessoal para desenvolver o “importante e não urgente”.

Imprevistos fazem parte da rotina na gestão de tempo na escola

O consultor Ivan da Cunha ressalta ainda que, apesar da necessidade do planejamento, os imprevistos vão fazer parte do dia. “O mantenedor olha o imprevisto como algo irritante. Na escola particular nós nunca vamos ter uma sequência reta e uniforme, totalmente prevista. A imprevisibilidade faz parte e tem que ser assumida. A complexidade tem que ter um espaço na agenda para que as coisas possam ser resolvidas”, diz o consultor, que também ressalta mais uma dica:

  • Saiba dizer não. Às vezes é importante, naquele momento em que você está se dedicando a uma tarefa, não atender o celular, não responder o WhatsApp, desligar o telefone. O gestor não pode cair na emboscada de reagir a cada solicitação. O mundo não vai parar. Se a sua escola fechar porque você deixou de atender um telefone para resolver uma questão da coordenadora, já está tudo errado no seu processo de gestão. Naquele momento que você está dedicado a uma atividade importante, você tem que saber fechar as portas de comunicação e saber dizer não.

A gestão de tempo na escola impacta na qualidade de vida das pessoas por trás de cada instituição. O esgotamento emocional é uma das razões que podem influenciar no desligamento ou na venda de uma instituição por parte de profissionais que se viram diante da corrosão na qualidade de vida e relacionamentos, por isso a importância de otimizar processos antes que esse nível de estafa seja atingido.

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