Matrículas 2021: Experiências e práticas para aplicar na sua escola

O período de matrículas e rematrículas é um momento de muitas expectativas para a escola. Isso porque, o sucesso da campanha em si acaba sendo, praticamente, fruto da soma de todas as ações desenvolvidas ao longo do ano, desde os esforços em estreitar o relacionamento com as famílias até as estratégias de divulgação do negócio. 

“A rematrícula a gente acredita que sempre é um momento da colheita, a gente vai colher aquilo que de fato foi trabalhado, o resultado do primeiro semestre, ou de anos, na realidade que vem seguido de anos de trabalho”, comenta Viviane Gonçalves Passarini, sócia-diretora do Colégio Xingu, instituição construtivista localizada em Santo André, São Paulo. 

Ainda segundo Viviane, a campanha de rematrícula de 2021, em especial, foi pensada de uma forma diferente, levando em consideração a pandemia e as consequência que ela trouxe. Em função disso, uma das primeiras decisões tomadas pela gestão da escola, ainda em agosto, foi a preservação do valor das parcela para os clientes mais antigos, com uma condição especial para o pagamento à vista e possibilidade de parcelamento.

“A gente foi muito seguro nesse momento, porque sabíamos o que tínhamos entregue para os pais, o serviço de qualidade, nesse momento de ensino remoto, nós viemos conversando muito com as famílias, a comunicação muito próxima, levantando enquetes, sabendo o que de fato as famílias estavam pensando e acreditando em relação ao trabalho do Colégio Xingu”, explica.

Já para falar sobre um assunto mais delicado, que foi reajuste das anuidades de 2021, as famílias do Xingu receberam uma carta explicativa, mas, ao mesmo tempo, com uma linguagem bem humaniza. O que era de se esperar uma reação negativa, na verdade, teve um efeito bem positivo: 88% das rematrículas já efetuadas! 

Otimização do processo de matrícula

No Colégio Conde Domingos, em Tatuapé, São Paulo, a campanha de matrículas de 2021 também precisou ser adequada ao novo momento do país. As principais mudanças ocorreram, principalmente, no momento de entrega e assinatura dos contratos pelas família, que agora acontece de forma digital.

Como explica Michel de Moura Inácio Pinto, diretor do Conde Domingos, o tradicional plano de matrícula da instituição é dividido em cinco etapas: 

1. Planejamento e definição do cronograma;
2. Escolha do tema da campanha;
3. Envio da proposta financeira para família; 
4. Envio da documentação e material de apresentação; 
5. Envio da carta de agradecimento ou carta de atenção.

As três últimas etapas da matrícula agora serão realizadas pelo sistema de matrícula digital do ClassApp. Essa é uma nova solução que foi criada para facilitar o processo de matrícula digital e a cobranças da anuidade das escolas que já utilizam o aplicativo de comunicação escolar.

“Neste ano nós vamos fazer tudo pelo ClassApp, que é onde veio a solução de tudo para a questão da pandemia, isso foi a nossa salvação. Que é o que? Toda a parte de rematrículas e matrículas, eventuais mensalidades, tudo pelo ClassApp”, ressalta Michel.

Saiba mais sobre o sistema de Matrícula Digital da ClassApp 

Benefícios da matrícula digital

A digitalização do processo de matrícula surgiu para atender uma necessidade específica das escolas, mas, ao que parece, essa novidade veio para ficar. Além de reduzir o consumo de papel, contribuindo para a preservação do meio ambiente, essa modalidade oferece outros benefícios:

• Dispensa tempo com deslocamento para entrega e assinatura de documentos;
• Mais segurança para o envio e armazenamento de dados pessoais;
• Simplificação da gestão de documentos e materiais informativos;
• Redução das inadimplências em função de cobranças automáticas.

Estratégias para captação de novos alunos

Para atrair a atenção de novos clientes, os colégios Xingu e Conde Domingos apostaram no uso das redes sociais. Quando utilizadas de forma estratégica, esses canais permitem que a instituição ganhe mais visibilidade, reforça sua imagem e, consequentemente, se posicione no mercado.

O compartilhamento da rotina escolar foi apenas uma das várias ações adotadas pela gestão do Conde. Eles apostaram também no marketing de influência, trazendo os “talentos” mirins do próprio colégio, que atuam como influenciadores digitais, para atrair atenção do público-alvo.

“A gente fez um web seriado aqui no colégio, de youtubers. Eles utilizaram o espaço do colégio para fazer as gravações, e são alunos, são crianças. Já temos inclusive matrículas por causa disso”, comenta Michel.

A sócia-diretora do Colégio Xingu enxerga as redes sociais como uma vitrine e, por isso, é necessário ter atenção especial a esses canais. “É muito importante que a gente coloque os nossos diferenciais, projetos, trabalhos, porque é aonde as pessoas vão nos conhecer, as futuras famílias”, destaca.

Para demonstrar o potencial das redes para captação de alunos, Viviane traz como exemplo o projeto interno de capacitação de professores. Neste ano, a escola trabalhou com seus docentes um tema de grande relevância: racismo e antirracismo, levando a reflexões sobre o papel do negro na sociedade e o impacto disso na educação.

Esse projeto de formação, que aconteceu em dois dias, foi divulgado nas redes sociais do colégio. Uma seguidora e potencial cliente fez o seguinte comentário: “Olha, eu vi esse trabalho que vocês estão fazendo e eu senti segurança em vir até aqui. A minha filha é uma menina preta e eu quero dar uma educação de qualidade para ela, e quando eu vi isso, eu falei ‘Ali sim, no Xingu a minha filha não será discriminada, ela não sofrerá um racismo””.

“Então, são pequenas coisas que a gente faz, mas quando elas mostram o nosso conteúdo, nosso coração e intenção, elas são potentes”, comenta a sócia-diretora do Xingu.

Outro momento importante durante a campanha de matrícula são as visitas que, tradicionalmente, são feitas em família. Mas em função da pandemia, e necessidade de distanciamento social, essa experiência também precisou ser reformulada.

Nos dois colégios, as visitas presenciais continuam a acontecer, mas com hora marcada e seguindo os protocolos sanitários. Uma segunda alternativa agora é oferecida às famílias, que são os tours virtuais e permitem visualizar todas as dependências da escola.

Confira também:
Tudo o que você precisa saber sobre a Campanha de Rematrículas 2021