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Com a pandemia, muitos negócios se viram obrigados a acelerar sua transformação digital para se manterem em atividade. No caso das instituições de ensino, muitas tiveram dificuldades para se adaptar à nova dinâmica de ensino a distância, mediado por tecnologias educacionais e de comunicação.

Em conversas comerciais com gestores escolares, a especialista em transformação digital e gerente comercial da plataforma Assine. Bem, Paula Sino, relata que um dos principais percalços para adoção de ferramentas tecnológicas ainda é a cultura, seguida do desafio da comunicação. 

“Tem uma dificuldade grande de mudarmos processos que já vem há muitos anos […] Existe um desafio grande também de manter a comunicação com os pais, os alunos e a comunidade bem alinhada. Então, desde 2020, quando a pandemia se instalou, as escolas tiveram muitas dificuldades para se adaptarem com o novo formato, com o tal do novo normal, foram muitas novas ferramentas e desafios”, completa.

Agora, passados quase dois anos do início do ensino remoto emergencial, está na hora de pensar sobre o legado da pandemia e o que pode ser aproveitado na retomada das aulas presenciais. Para tal, cabe aos gestores terem uma visão macro do negócio.  

Como fazer isso? É o que explicamos nas próximas linhas. Continue a leitura!

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A tecnologia como grande aliada das escolas

Práticas comuns à gestão escolar eficaz

O estudo “Práticas Comuns à Gestão Escolar Eficaz”, realizado em 2009, e acompanhado por Paula, mostra que a qualidade da gestão impacta no desempenho dos alunos. Para chegar a essa conclusão, dez escolas foram subdivididas em cinco pares de acordo com suas semelhanças (quantidade de alunos, estrutura física e perfil socioeconômico).   

Após várias visitas e análises, constatou-se que um dos pares sempre se destacava nas avaliações externas, enquanto o outro se mantinha na média ou abaixo dela. A explicação é que as cinco escolas com resultado superior realizam ações preventivas ao longo do ano; elas não esperam chegar ao fim do semestre para descobrir quais turmas tinham dificuldade em determinada matéria e identificar o percentual de pais inadimplentes, por exemplo.

A inferência feita por Paula é que essas escolas realizavam um acompanhamento contínuo das ações e, além disso, os gestores tinham uma visão bem clara sobre autonomia das áreas financeira, administrativa e pedagógica. “Ou seja, a gestão eficaz foi o diferencial e trouxe os melhores resultados”, comenta. 

Legado da pandemia: como utilizar as tecnologias daqui para frente 

Com a pandemia, escolas sem nenhuma tecnologia começaram a buscar recursos para manter as aulas a distância, garantir processos internos e se comunicarem com os pais. Já as instituições que eram adeptas à tecnologia em seus processos, se equiparam ainda mais, garantindo um diferencial competitivo. 

“Muitos gestores comentaram comigo que usaram ferramentas de reuniões online, como Meet, Zoom, Teams para fazer reunião de pais e mestres. Eles conseguiram trazer esses pais para participar mais, conseguiram ouvir mais sugestões e aumentaram a participação dos pais no ambiente escolar. Então, foi um benefício também, por que não continuar utilizando?”, questiona  Paula

“O Google Sala de Aula permitiu trazer um pouco da sala de aula para dentro de casa, às vezes o aluno precisa ficar afastado por algum motivo e por que não deixar o formato híbrido para exceções? E aí, não perdemos um pouco mais dessas aulas”, sugere.

Pensando agora em uma gestão eficiente para o pós-pandemia, considerando todas as áreas da escola, além da pedagógica, Paula nos traz algumas perguntas de reflexão:

  1. Você sabe quantos alunos sua escola tem hoje? Ou tem apenas uma ideia?
  2. Desses alunos, qual o percentual de inadimplência?
  3. Você tem ações pensadas na inadimplência?
  4. Você sabe o seu custo fixo? 
  5. Desse custo fixo, qual o segmento mais consome? 

Essas e outras perguntas auxiliam na tomada de decisões estratégicas para essa retomada das aulas. Considerando uma escola do segmento infantil, por exemplo, o uso de papelaria é muito grande na área pedagógica, com as atividades de papel e cartolina, mas se a secretaria está usando muito papelaria também, não seria ideal repensar esse custo?

Segundo Paula, a despesa com papel é muito grande nas empresas, em especial nas escolas, já que documentos importantes, como contrato de matrícula, rematrícula, ficha de saúde, boletim e contrato de trabalho, bem como suas atualizações, precisam ser impressas. Há ainda despesas relacionadas, como manutenção da impressora e armazenamento dos documentos.   

Agora, mais do que nunca, é o momento de revisar os custos e investir em tecnologia de aprendizagem e otimização de processos. A digitação é um dos caminhos. 

A digitalização é ganho de produtividade e tempo

Quando se fala em redução de custos com papel e armazenamento especificamente, a digitalização é uma opção segura e legal. Desde 2001 existe um medida provisória que prevê assinaturas digitais e eletrônicas, com a pandemia isso se evidenciou e em 2020 foi sancionada uma lei que permite a assinatura digital também nos órgãos públicos.

“A tecnologia está em todos os pilares, em todos os momentos, e sim, existe validade jurídica, existe toda a segurança necessária para esse processo”, reforça a gerente comercial da plataforma Assine.Bem. 

Na plataforma da Assine.Bem, os documentos de qualquer ramo (escolas, imobiliárias, bancos, etc.) podem ser assinados online, sem nenhuma impressão em papel. Toda a segurança digital é baseada em criptografia e os documentos assinados são inalteráveis.

Ainda segundo a gerente, os negócios que aderem à digitalização de documentos ganham também em produtividade e tempo. “Quando você tira essas atividades operacionais de imprimir, guardar na pasta, depois ir lá fisicamente, eu coloco essas pessoas para fazer atividades mais estratégicas. Então, o ganho é infinitamente maior”. 

Assista a palestra completa:

Tecnologia como aliada no dia a dia das Instituições de Ensino