Conseguir concluir uma atividade sem sofrer nenhuma interrupção é um desafio, principalmente no ambiente escolar. Com tantas distrações, manter o foco para realizar as tarefas do dia-a-dia torna-se cada vez mais difícil. Afinal, os vilões que provocam o desperdício do tempo estão em todos os lugares e para combatê-los é necessário aprender a gerir bem o tempo.
De acordo com a professora Gloria Mark, da Universidade da Califórnia, em Irvine, cada vez que somos interrompidos, levamos cerca de 20 minutos para conseguir nos concentrar novamente. Agora, imagine quantas vezes desperdiçamos esse tempo durante um dia de trabalho na rotina escolar.
Esses desperdícios são, em muitos casos, resultado da falta de planejamento e organização, e fazem com que a equipe não consiga finalizar todas as atividades no horário de trabalho. Isso porque a atenção que deveria estar sendo direcionada às atividades, é divida com várias outras coisas.
Assim, as tarefas começam a acumular e a produtividade cai, provocando nos colaboradores sentimentos como estresse e frustração, que afetam a saúde física e emocional.
Desse modo, é essencial desenvolver boas práticas que auxiliem na gestão do tempo e contribuam para a manutenção da produtividade no dia a dia da escola.
Afinal, o que é gestão de tempo e produtividade como podemos implementá-la no dia a dia?
De forma prática, gestão de tempo é um termo usado para se referir ao processo de organizar e planejar a divisão do tempo entre as atividades do dia a dia, com o objetivo de aumentar a eficiência e a produtividade. Assim, é possível determinar o tempo de execução de cada atividade e gerenciar as demandas de forma organizada.
Nesse sentido, é possível utilizar ferramentas que colaborem com a otimização do tempo, ainda no processo de planejamento. Os mecanismos contribuem, por exemplo, para encontrar a melhor forma de efetuar a atividade, no melhor espaço de tempo possível.
Todavia, o processo de construção de um plano de gestão de tempo deve ser feito por etapas e adaptado às demandas e necessidades de cada colaborador.
Dessa maneira, fiz um passo a passo para a construção de um bom planejamento de gestão de tempo e trouxe, também, dicas de como pôr o plano em prática, de forma efetiva.
- Identifique o que te faz perder tempo
A princípio, os desperdícios de tempo podem ser divididos em dois grupos: os autogerados e os gerados pelo ambiente.
Os autogerados são a desorganização, procrastinação, a falta de capacidade de dizer não e os ladrões de tempo (e-mail, mensagens, redes sociais, jogos, entre outros). Todavia, esses desperdícios de tempo são os mais fáceis de combater. Com foco, organização e disciplina, é possível se livrar deles.
Já os desperdícios gerados pelo ambiente como as conversas paralelas, reuniões sem objetivos definidos e produção de relatórios que não serão aproveitados, são problemas mais delicados de resolver, pois depende da colaboração dos colegas e gestores.
- Descubra qual é o seu “horário nobre”
O “horário nobre” nada mais é do que o período do dia no qual a produtividade costuma ser maior. Esse momento de produtividade varia de pessoa para pessoa, podendo ser pela manhã, tarde, noite ou, até mesmo, na madrugada.
Então, descobrindo o seu “horário nobre”, será possível direcionar as demandas mais extensas e que necessitam de mais atenção para esse período de maior desempenho. Otimizando, assim, a execução dessas tarefas mais complicadas.
Além disso, é importante traçar planos para todas as atividades, que podem ser categorizadas pelo grau de complexidade ou urgência. Todavia, é importante tentar realizar todas as demandas dentro do horário de trabalho.
- Planeje as atividades e defina as prioridades
Depois desse processo de identificar os vilões do tempo e compreender o seu processo produtivo, chegou a hora de organizar e executar as demandas. Para ajudar nessa etapa, você pode adotar sistemas que facilitem a gestão das atividades. Separei algumas metodologias ágeis que com certeza vão te ajudar!
3 metodologias para otimizar a gestão de tempo e melhorar a produtividade
Método Kanban
Um recurso amplamente utilizado na gestão de tempo é o Kanban, metodologia que pode ser utilizada para gerir demandas tanto da vida profissional quanto da pessoal.
O processo de aplicação do kanban é simples e pode ser executado manualmente ou com auxílio de ferramentas online, como o Trello.
No método, as tarefas que precisam ser executadas devem ser agrupadas em um quadro dividido por listas. Desse modo, cada tarefa deve ser descrita em um cartão e transferida entre as listas de acordo com o andamento do processo. Assim, a visualização das demandas facilita a organização e otimiza o processo produtivo.
Por exemplo: crie um quadro e defina listas intituladas “demandas”, “em execução” e “concluídas” e arraste os cartões com as tarefas entre as sessões, de acordo com o andamento de cada atividade.
Sistema ABC de Prioridades
Outra forma de gerir as demandas é com o auxílio do Sistema ABC de Prioridades. O método é simples e pode ser utilizado, inclusive, em conjunto com o Kanban.
Para isso, utilize o seguinte esquema de para definir as prioridades das suas demandas:
A – demanda importante e com entrega imediata.
B – demanda importante, mas que não precisa ser entregue imediatamente.
C – demanda que precisa ser feita, mas não é urgente e nem possui grande relevância.
Metodologia GUT
O método leva no nome as iniciais dos três pilares que norteiam a dinâmica: a gravidade, a urgência e a tendência.
Com o sistema, é possível analisar a atribuir notas de 1 a 5 para cada uma das demandas. Assim, fica fácil visualizar as atividades que necessitam de maior atenção pelas notas mais altas.
As notas são atribuídas de acordo com os seguintes critérios:
Gravidade
1 – sem gravidade;
2 – pouco grave;
3 – grave;
4 – muito grave;
5 – extremamente grave.
Urgência
1 – pode esperar;
2 – pouco urgente;
3 – resolver rapidamente, pelo menos no curto prazo;
4 – é urgente;
5 – precisa de ação imediata.
Tendência
1 – não mudará;
2 – irá piorar a longo prazo;
3 – irá piorar a médio prazo;
4 – irá piorar em pouco tempo;
5 – irá piorar rapidamente.
Com as metodologias, é possível organizar as atividades de acordo com o grau de importância e o prazo de entrega, otimizando o tempo investido no processo e aumentando a produtividade.
Entretanto, o processo de gestão de tempo pode ser mais prático com o auxílio de softwares ou ferramentas que podem ser utilizadas tanto pelas equipes, quanto de forma individual.
6 ferramentas para melhorar o gerenciamento de tempo
- Trello: ferramenta que viabiliza a metodologia Kanban para o gerenciamento de projetos;
- Asana: software que possibilita a gestão de tarefas por meio de uma “esteira” de atividades;
- Google Agenda: agenda digital que envia notificações com os prazos para reuniões e entregas de demandas;
- Rescue Time: software de produtividade que avalia e informa o diagnóstico de como o tempo em frente a tela está sendo utilizado, a fim de conscientizar os colaboradores sobre o desperdício de tempo em atividades improdutivas.
- Softwares de comunicação interna: o recurso centraliza e otimiza o processo de troca de informações com os colaboradores. Algumas opções são: Slack, HipChat, Azendoo e e-mail institucional.
- Softwares de armazenamento em nuvem: com o recurso, os documentos ficarão disponíveis para toda a equipe, facilitando o acesso remoto e otimizando o tempo de busca dos arquivos. Algumas opções são: Google Drive, DropBox e OneDrive.
Com as metodologias e ferramentas, tanto os colaboradores podem, de forma individual, garantir um melhor aproveitamento de tempo, quanto os gestores conseguem contribuir para o bom andamento dos projetos em equipe.
Já conhecia ou utiliza alguma dessas metodologias? Não deixe de comentar o que achou do conteúdo aqui embaixo.
Coluna por
Jader Ramalho
Formado em Engenharia de Computação, Jader é empreendedor com mais de 20 anos de atuação na área de Tecnologia da Informação. Fundador e CEO da Activesoft Consultoria, empresa especialista e referência em software de gestão escolar com mais de 800 clientes em todo o Brasil.
