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Um dos períodos mais importantes para as instituições de ensino particulares é o período da realização da campanha de matrícula escolar. E, agora, chegou o momento da preparação para o segundo semestre, com o objetivo de planejar estratégias para atrair novas famílias e, também, fidelizar os alunos já matriculados.

O que uma campanha de matrícula precisa

Para uma campanha de matrículas de sucesso, o especialista em práticas gestoras Carlos Patrício, que é coordenador de ensino na Secretaria Municipal de Educação de Magé e que também atua promovendo mentoria e formação de gestores, acredita que o segredo está em refletir sobre como a escola encanta seus alunos.

“Como encantar as famílias para que elas acreditem na escola e efetivem a matrícula? Precisa trabalhar isso com toda a equipe escolar. É preciso pensar que a escola é um todo e quando alguém busca aquela escola para efetivar uma matrícula, ela busca pelo todo, não pelas partes”, afirma Patrício.

Nesse sentido, o acolhimento feito para as famílias deve ser o ponto principal, na opinião de Patrício. “O acolhimento é a ação potencializadora para a questão da matrícula e também como forma de se evitar evasão. O acolhimento precisa de uma continuidade de escuta, de diálogo e de busca. Precisa ser contínuo, precisa ser perene no espaço educativo”, acredita.

De acordo com o especialista em gestão escolar, a diferença das escolas que permanecem com altos índices de matrícula e de frequência escolar é porque conseguem manter o acolhimento ao longo do desenvolvimento das atividades escolares. “São colégios que mantêm essa acolhida contínua, ela faz parte da continuidade da escola”, pontua Patrício.

 

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Pense também na retenção de alunos

Ainda com os esforços focados no segundo semestre, também é a hora de se preparar para o período de rematrículas e, assim, evitar a evasão escolar. Para o consultor de marketing educacional Bruno Félix de Araújo, a evasão é evitada com a prestação do serviço de excelência durante todo semestre. “As escolas precisam focar sua operação na experiência do aluno e das suas respectivas famílias ao invés de focar nos seus próprios processos e rotinas, por vezes burocrática”, pondera.

Como sugestão para os gestores escolares, Araújo cita a realização de um acompanhamento de perto de faltas, mantendo contato direto dos professores com as famílias. “Além desses pontos, sugiro levantar números que chamamos de predição de evasão, para que alguns pontos sejam reparados antes da decisão de retirar o filho(a) (s) da escola. É importante a realização de pesquisas de satisfação, hoje sendo aplicada de forma digital através do google forms”, orienta.

A partir desses resultados, o consultor de marketing educacional ressalta que a direção poderá tomar decisões mais concretas. “Uma outra sugestão é mapear as etapas de solicitação de evasão. Qual percurso percorrido pelos pais? Com quem ele fala? Já existem setores de retenção em amplo funcionamento nas escolas. Não se pode esquecer de ofertar uma experiência digital através do site, hotsite, landing page ou aplicativo, a possibilidade rápida e prática de renovação de matrícula em poucos clicks”, recomenda Araújo.

Use os pontos fortes da escola na campanha de matrícula escolar

Ouvir as famílias e os alunos é uma boa estratégia para entender os diferenciais da escola e como esses pontos são vivenciados no dia a dia pela comunidade escolar. “Antes da instituição afirmar seus diferenciais nos diversos canais de comunicação, deve-se perguntar: são mesmo diferenciais?  Os pais e alunos identificam como diferenciais?”, indaga o consultor de marketing educacional Bruno Félix de Araújo.

O profissional ainda destaca a necessidade de comunicar os pontos fortes da escola por meio de imagens, vídeos e até mesmo depoimentos de pais, alunos e professores com experiências positivas na escola. “É necessário fortalecer os canais de escuta da instituição para monitorar o nível de satisfação”, explica.

Entretanto, reconhecer os pontos fracos da instituição de ensino no planejamento da campanha de rematrícula escolar. “A escola precisa entender por que teve uma baixa procura e por que perdeu aluno. O que a escola fez para dar continuidade no acolhimento? O vínculo foi fortalecido? É hora de refletir sobre o que a escola deixou de fazer. Ponto forte é reconhecer os pontos fracos também”, pontua o especialista em práticas gestoras e gestão escolar Carlos Patrício.

Estruture a fidelização de famílias

Para o especialista em práticas gestoras e gestão escolar Carlos Patrício, a fidelização das famílias deve ocorrer por meio do fortalecimento dos vínculos. “A escola consegue fortalecer os vínculos quando ela se preocupa, quando tem ação permanente de busca e de real significado para essa família”, afirma. 

Por isso, Patrício acredita que após efetivar a matrícula, já é preciso executar ações pensando no envolvimento e na manutenção desse aluno e sua família. “A partir do momento que você realiza ações concretas de envolvimento, ou seja, mantém relação com essa família e os vínculos fortalecidos, é preciso ter uma continuidade ao processo”, pontua.

Segundo o especialista em práticas gestoras, o entusiasmo inicial que o estudante e os pais sentem no momento da acolhida, deve ser mantido durante todo o processo. “As escolas precisam ter acesa essa chama de busca, de troca, de parceria, de amizade, de coleguismo e de humanidade. É preciso manter isso, tornar isso um ponto positivo da escola. Se você tem envolvimento e manutenção, todas as coisas vão surgindo de forma muito natural no processo. Quem se envolve, dificilmente rompe”, destaca.

Já o consultor de marketing educacional Bruno Félix de Araújo pontua que o diálogo e a escuta ativa deve estar sempre presente na gestão. “As famílias só querem ser ouvidas. A escola que parou para ouvir, terá uma taxa de evasão baixa, com certeza. Não se pode esquecer de criar essa cultura dentro da escola com toda equipe pedagógica e administrativa. Cultura da disponibilidade, equipes com agendas disponíveis para atendimento e diálogo”, orienta.

Elabore estratégias que evitem a evasão

Durante a elaboração da campanha de matrícula escolar, a instituição precisa também estar atenta às rematrículas. Para uma baixa evasão escolar, a dica do consultor de marketing educacional Bruno Félix de Araújo é para pensar na possibilidade de realizar a antecipação do calendário de rematrícula oferecendo condições especiais, divididas em algumas fases, com bonificações e premiações. 

“Não é premiar aluno com uma agenda ou um estojo de lápis. É fazer uma entrega significativa, algo que os pais não pensem duas vezes na hora de antecipar a rematrícula. Muitas escolas já realizam rematrícula em setembro e parcelando matrícula em cartões de crédito. Envolver equipes, lançar campanhas com conceitos e estratégias em eventos que chamamos de convenção de matrículas e criar comitê de matrículas para deliberar semanalmente sobre o tema tem feito a diferença”, acrescenta Araújo.

O profissional ainda orienta os gestores a prepararem uma sala para realizar esse atendimento, sendo que o ambiente deve estar organizado e sinalizado, além de ser agradável. “Afinal, apesar de alguns especialistas discordarem, não podemos fugir do fato que  aluno é cliente, matrícula é venda e escola é empresa”, completa.

 

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