O relatório de gestão escolar é uma peça tão fundamental para que a administração da escola seja realizada com eficiência. É por meio dele que é possível analisar, com mais clareza, se as ações que estão sendo tomadas por diretores, supervisores, orientadores e coordenadores estão, de fato, melhorando o desempenho dos alunos, cuidando da infraestrutura, controlando os gastos, entre outra preocupações que fazem parte da rotina dos gestores.
Lânia de Souza Rezende, diretora do Instituto Educacional Planalto, em Belo Horizonte, reforça essa importância pontuando que, quando se tem dados de como a escola está, é possível fazer um planejamento mais assertivo para melhorar e atingir metas.
“O gestor de uma instituição de ensino precisa estar atento ao desenvolvimento do trabalho pedagógico, avaliando e acompanhando o desempenho das crianças (que deve estar de acordo com a filosofia da escola), melhorando e mantendo a infraestrutura constantemente, ouvindo funcionários, alunos e a comunidade para investir no que realmente promove a instituição”, explica.
Para ela, é importante avaliar e acompanhar os gastos e saber como o dinheiro está girando para garantir o crescimento da escola – e essa credibilidade é medida, principalmente, pelo número de matrículas e transferências anuais.
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“Uma boa organização dos processos e dos fluxos (pedagógicos, administrativos), bem como a identificação da satisfação das famílias, estudantes e professores, e também do desempenho e aprendizagem dos alunos, tudo documentado com registros periódicos e planilhas, é essencial para a elaboração de um relatório eficiente”, afirma Isabel Cristina Rodrigues de Castro, especialista em gestão educacional e em pedagogia. Além disso, a definição de uma periodicidade para essas atualizações é importante, que pode ser trimestral, semestral ou até mesmo anual. O importante é que o que foi definido seja seguido por todos os gestores.
O que considerar no relatório de gestão escolar?
Alguns pontos são muito importantes na construção do relatório de gestão. Um deles é a definição de metas para as diversas áreas da escola, bem como de métricas para que elas possam ser medidas e avaliadas. Com isso, é possível ter uma dimensão mais precisa sobre fluxo de caixa, entrada e saída de alunos, como estão os estudantes em cada disciplina, qual é o índice de aprovação nos vestibulares, entre outros pontos.
“O desempenho das crianças, a infraestrutura, o controle de gastos, matrículas e transferências não podem faltar”, reforça Lânia. As metas definidas, além de mensuráveis, também precisam ser concretas, objetivas e com datas previstas, para que as pessoas saibam o que precisa ser feito – e em quanto tempo.
Esse momento também é importante para analisar se as metodologias pensadas para motivar e engajar os alunos têm, de fato, surtido o efeito esperado. Além disso, outro ponto que precisa ser considerado no momento da elaboração do relatório é se os setores da instituição estão trabalhando de forma integrada e efetiva, com diálogo aberto.
Para que o relatório de gestão escolar seja eficiente, é necessário ter uma equipe de gestores bem preparada, que pode também contar com plataformas on-line para ajudá-los nesse processo. Muitas chegam a emitir uma análise completa sobre os tópicos que precisam ser abordados no documento, o que agiliza esse levantamento e colabora para torná-lo mais preciso.
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Isabel conta que trabalha com três ferramentas: uma de gestão e monitoramento dos processos pedagógicos e administrativos, outra de gestão de aprendizagem em forma de avaliações diagnósticas e outra de avaliação dos comportamentos socioemocionais.
“A primeira é alimentada mensalmente, analisada e discutida com os gestores sempre nessa periodicidade; a segunda é utilizada a cada semestre, e os resultados são analisados junto aos professores para ajustes e melhorias no Ensino Fundamental e no Médio; já a terceira monitora, a cada semestre, as crianças da Educação Infantil”, explica.
“É essencial conhecer a fundo as ferramentas utilizadas para levantar as informações do relatório, explorando todas as possibilidades, além de fazer uso constante desses resultados, analisando-os e comparando-os de modo que sejam úteis na qualidade e na excelência do nosso trabalho”.
Lânia concorda que ter parceiros que ajudem a realizar esse trabalho com eficiência é um grande diferencial e pode contribuir muito para o resultado. “Acompanhar todos esses processos e tomar decisões requer um trabalho específico. No IEP, temos parceria com uma empresa especializada em mapeamento socioemocional. Utilizamos essa plataforma para a Educação Infantil e o Ensino Fundamental, e isso agiliza o trabalho das professoras, fornece mapa das turmas e o mapa evolutivo de cada criança – colaborando, assim, para uma gestão pedagógica com indicadores muito eficazes”, conta.
Já na parte estrutural, de investimentos, acompanhamento de matrículas e transferências, ela explica que a escola conta com o suporte de uma assessoria que planilha todos os dados da instituição. A partir dessas informações, reuniões semanais são realizadas para avaliação e tomada de decisões.
Para encontrar as ferramentas que mais vão ajudar em cada caso, é importante fazer uma reflexão sobre que processos são mais trabalhosos e demoram mais tempo para levantar as informações necessárias. Depois, chega a fase de uma pesquisa de mercado, que pode envolver trocas de experiências com outros profissionais da área. Assim, depois de selecionadas as plataformas mais adequadas, a equipe de gestão poderá se dedicar mais a pontos estratégicos, elaborando o relatório de gestão escolar da forma mais assertiva para a instituição.
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