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A gestão administrativa de uma escola cuida dos processos, das pessoas e dos recursos financeiros e físicos. Com foco em garantir a manutenção do espaço e do patrimônio da instituição, bem como captar e reter estudantes, ela é responsável por manter tudo funcionando da melhor forma possível. “Uma boa gestão administrativa possibilita o uso dos recursos com transparência e responsabilidade, e garante um ambiente escolar bem cuidado e com os insumos necessários para promover uma educação de qualidade”, ressalta Juliana Rohsner, gestora da escola Jones José do Nascimento, no Espírito Santo.

Cuidar de papeladas burocráticas, realizar transações financeiras, emitir documentos e organizar uma série de outros processos administrativos está entre as preocupações dos diretores, mantenedores e outros colaboradores que atuam nessa gestão. Além disso, esses profissionais também precisam zelar pela garantia do cumprimento de leis e diretrizes de ensino, pelo levantamento dos materiais que precisam ser comprados, pela inserção de tecnologia para otimizar os processos e por atender as necessidades de professores, pais e alunos.

Marcelo Rogozinski, diretor Administrativo Financeiro do Colégio Santa Cruz, em São Paulo, conta que, na instituição, a gestão continuamente atua na otimização dos recursos disponíveis para viabilizar o projeto educacional, em suas múltiplas vertentes e modalidades. “Os processos são constantemente revistos,  aprimorados e implementados de forma diligente e cuidada, o espírito colaborativo das equipes interdisciplinares é reconhecido e valorizado, de forma convergente para a realização de seus propósitos”.

Os responsáveis pela gestão administrativa das escolas precisam seguir algumas práticas para serem bem-sucedidos nessas questões. Uma delas é desenvolver um cronograma para controlar as demandas burocráticas e verificar se elas estão sendo desempenhadas de acordo com o necessário. Nesse sentido, também é importante treinar a equipe para que todos saibam como lidar com questões que envolvem documentos e processos legais. Além disso, para facilitar o dia a dia, aprimorar ou inserir novas ferramentas de tecnologia pode ser um diferencial, já que isso permite otimizar processos e tarefas.

 

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Sinergia entre as áreas

Outro ponto importante é a integração com áreas como secretaria, financeiro e pedagógico, pois isso ajuda na definição de estratégias de melhorias para captação de alunos, relacionamento entre equipes e investimentos na estrutura. Marcelo afirma que a gestão administrativa não pode estar separada da gestão pedagógica: “O sucesso de uma escola depende da qualidade e da atualização constante de seu corpo docente. A formação constante dessa equipe deve ser prioridade no orçamento da escola. Além disso, é fundamental o alinhamento dos educadores (termo que, no Colégio Santa Cruz, compreende todo o corpo docente e pessoal administrativo-operacional) com os processos, investimentos e práticas diárias, bem como com os princípios e a missão institucional”.

 

Cuidados com o espaço físico 

Cuidar da manutenção dos espaços físicos e saber administrar outros recursos, como materiais escolares, faz com que a escola seja um ambiente receptivo e funcional. Para conseguir bons resultados nesse desafio diário, Juliana diz que é necessário saber bastante sobre o funcionamento da instituição: “Conhecer cada processo da escola é fundamental, saber quem usa e o quanto usa de cada material, ter um controle de estoque, buscar preços e qualidade. Às vezes, comprar um material com menor preço acaba saindo caro, pois sua durabilidade é inferior e exige uma reposição em menor tempo”, explica. “Sempre buscamos produtos que nos atendam em preço e qualidade e envolvemos os estudantes nessas escolhas. É preciso que todos – funcionários e alunos – se sintam corresponsáveis pelo bom uso”.

Marcelo afirma que a escola precisa acompanhar as transformações de seu tempo e espaço. “No caso do Santa Cruz, isso inclui a modernização do Campus e adaptação aos projetos pedagógicos modernos”.

 

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Boa gestão de pessoas é essencial

Outra questão essencial é saber envolver os membros da comunidade escolar, pois isso mostra que existe preocupação com os profissionais, estudantes e famílias. A gestão administrativa também engloba a gestão de pessoas e, por isso, é fundamental essa interação.

Tendo isso em vista, uma prática que Juliana considera essencial é a de ouvir esses públicos para, dessa forma, utilizar os recursos disponíveis da melhor maneira para todos. “Ao longo do ano e, principalmente, no início do período letivo, realizamos rodas de diálogo com os estudantes e ouvimos quais são as necessidades deles, de que eles sentem falta. Fazemos essa escuta ativa com os profissionais também”, conta ela, que ressalta que tudo isso é considerado para providenciar os próximos passos: “Levamos essas demandas para o conselho de escola e deliberamos sobre o plano de aplicação, estabelecendo quais serão nossos gastos com cada área. Esse plano vai para um mural de metas, onde registramos nossas conquistas e nossas aquisições. Assim, eles podem consultar quanto e em quê a escola está investindo”.

Maria Angela Loyola de Oliveira, diretora da UCL – Faculdade do Centro Leste, no Espírito Santo, explica que, para fazer uma gestão administrativa eficaz, é necessário ter objetivos definidos e transparência nos métodos de gestão, bem como a sensibilidade para engajar os profissionais. “Consideramos que é essencial ter empatia para agregar as pessoas em torno dos objetivos da instituição. A experiência prática que temos vivenciado no nosso dia a dia é relacionada à gestão de pessoas, porque sabemos que os recursos materiais podem ser grandes ou muito pequenos, mas o diferencial está na motivação e entusiasmo de todos os envolvidos”.

 

Comunicação é essencial para uma boa gestão administrativa

Na UCL, Maria Angela conta que a gestão compartilha com todos quais são os resultados que precisam ser alcançados e o que é preciso fazer para conseguir isso. Quando a conquista é positiva, eles sempre buscam celebrar o sucesso ou o passo importante dado. “Essa forma de gestão por meio de estabelecimento de metas ou padrões tem dado certo para nosso caso, pois cria um certo orgulho de pertencer e ser parte daquela conquista, ou uma solidarização quando o resultado não é bom – que acompanha um sentimento de se sentir responsável por fazer melhorar. O processo de ensino e aprendizagem envolve interação entre pessoas e boa comunicação”, afirma.

Comunicação, inclusive, também está entre as atribuições da gestão administrativa. No Colégio Santa Cruz, essa é uma prática bastante trabalhada para que a instituição continue tendo boa procura por parte das famílias. “O investimento que fazemos em comunicação tem como propósito divulgar, de forma clara, a proposta educacional do colégio e suas ações, uma vez que sabemos que essas informações auxiliam as famílias no processo de decisão sobre a escola. Nossa estratégia, portanto, é investir nos canais do colégio (redes sociais, site, publicações, e-mails, palestras, reuniões) e em assessoria de imprensa”.

 

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