Descubra a importância de usar sistemas de gestão escolar

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Certas escolhas mudam tudo quando o assunto é gestão de uma escola. Por exemplo, a escolha do software utilizado para automatizar e otimizar os processos do dia a dia da instituição de ensino, permitindo a integração estratégica entre as funções de todos os departamentos (do pedagógico ao financeiro).

Um bom sistema de gestão educacional (“SGE”), também chamado de sistema de gestão acadêmica (“SGA”), traz uma série de benefícios aos gestores de uma escola. A tecnologia vem se mostrando cada vez mais uma excelente aliada no aumento dos resultados das empresas, agilizando processos burocráticos, dando transparência ao funcionamento da escola e facilitando a comunicação dentro da comunidade escolar – e também com as famílias-, economizando tempo e dinheiro.

Com uma escola bem gerida e com processos bem organizados, toda a equipe termina tendo mais tempo para se preocupar com as atividades acadêmicas e entregar os melhores resultados para seus clientes.

Mas como escolher o melhor sistema para a minha escola?

Nos dias de hoje, diante da extensa oferta existente no mercado e das muitas transformações sociais que enfrentamos, é preciso estar muito atento na hora de optar pela ferramenta mais indicada para a gestão da sua escola ou curso.

Para isso, o ideal é investir tempo no planejamento. Nada de comprar um software no ímpeto, sem antes fazer uma boa reunião entre gestores e equipe de TI (Tecnologia da Informação) e sem analisar a experiência de outros colégios com o produto. Isso é fundamental para escolher a melhor ferramenta para tornar sua gestão mais otimizada, integrada e colaborativa.

Mauricio Berbel, sócio-fundador da Alabama Consultoria especializada em gestão de escolas, lembra que este ano está sendo totalmente atípico e que muitas escolas encontraram limitações em seus sistemas de gestão, especialmente no que diz respeito a pagamentos com todas as negociações que foram feitas ao longo dos últimos meses.

“Muitas escolas perceberam limitações em seus sistemas e começaram a buscar mudanças de sistemas de gestão. Mas é importante ter claro o tamanho da mudança e o impacto que ela terá na rotina da escola. É um processo que consome muita energia, tempo de equipe, reuniões com o novo fornecedor, com a equipe escolar, … Por ser uma mudança que afeta tanto a escola, ideal é que seja feita de maneira planejada e não num momento de crise”, afirma Mauricio.

Os benefícios de um bom sistema de gestão escolar

Os sistemas de gestão deixaram para trás aquelas tradicionais montanhas de papéis que se encontravam nas secretarias, e conseguiram que as escolas passassem a armazenar e a controlar seus dados de uma maneira muito mais simples e eficiente. Os sistemas, em geral, possuem um portal específico para os gestores, outro para professores e um terceiro para acesso a pais e alunos.

O acesso às informações fica muito mais fácil e pode ser feito em tempo real, assim como a padronização de processos e a otimização de recursos. O software dá um grande suporte à tomada de decisões, pois elas passam a ter muito maior embasamento. E com cada segmento de informação em seu lugar, com acesso muito fácil:

Gestão financeira (com acompanhamento de fluxo de caixa, controle de receitas e gastos, inadimplência, faturamento, …) e administrativa (que cuida do espaço físico e do patrimônio da escola)
Gestão pedagógica – com relação à fidelização de alunos, o ganho também é enorme, pois os sistemas permitem que a escola tenha um relacionamento muito mais contínuo e estreito com alunos e responsáveis. Os pais se tornam mais participativos, o que resulta em maior produtividade de seus filhos, que por sua vez, passam a ter acesso a plataformas digitais de ensino e mais contato com seus professores, mesmo que à distância (por meio de aulas virtuais síncronas e assíncronas, chats, fóruns), elevando a qualidade de ensino.
Gestão de recursos humanos: o sistema de gestão escolar conta com um portal exclusivo para o corpo docente, criando um ambiente virtual no qual professores podem elaborar seus planos de aulas, publicar material, controlar presenças e ausências, avaliar, dar notas. O sistema permite que eles tenham um panorama melhor do desempenho de cada um de seus alunos.

Inúmeras experiências de usuários têm provado que as escolas que investem em tecnologia passam a ter uma grande vantagem em relação àquelas que não se atualizam e insistem em se manter com processos de gestão ultrapassados.

“Para quem toma a decisão de mudar de sistema de gestão, a dica é buscar um software que tenha uma estrutura moderna. Um sistema bem desenvolvido no que diz respeito a internet, a tarefas online, estruturas de armazenamento em nuvem, e com facilidade de conversar com aplicativos que os pais, por exemplo, podem usar em seus celulares, que são os dispositivos mais utilizados hoje em dia. Se fala muito agora sobre contratos assinados digitalmente, … Então se é para fazer uma mudança tão importante, a dica é buscar uma plataforma bem atualizada”, completa Mauricio Berbel, com 30 anos de experiência no mercado educacional.