O momento de rematrícula sempre exigiu das escolas dinamismo, criatividade e determinação. E não há dúvidas de que, em 2020, esse desafio tende a ser ainda maior. Para ajudar as escolas a enfrentarem, da melhor forma possível, os riscos da evasão escolar e a conquistarem novas matrículas, o Escolas Exponenciais conversou com dois especialistas no assunto, para saber quais são as dicas mais assertivas na hora de começar sua campanha de matrícula 2021.
“Eu reforço sempre com as escolas que a rematrícula se inicia junto com o ano letivo. É o resultado das entregas feitas ao longo do ano e do relacionamento construído com alunos e pais que vão garantir uma boa taxa de fidelização. Este ano, o desafio é maior para as escolas que não transitarem bem do físico para o on-line, destacando que o fator financeiro vai pesar, pois existem muitas famílias que tiveram seus orçamentos abalados e até extintos com a pandemia”, diz Thiago de Araújo Faria, gerente comercial do grupo SEB, que há mais de 15 anos trabalha com estratégia comercial de colégios.
Para ele, as palavras-chave do ano são proximidade e flexibilidade. Assim, os gestores devem estar mais próximos do que nunca das famílias e devem desenvolver ações específicas, com foco nos alunos com maior risco de evasão por causa da crise mundial.
O consultor cita a lista de ações para evitar a evasão feita pela OCDE, Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico:
Ações para evitar a evasão dos estudantes durante a interrupção das aulas presenciais:
- Assegurar o acesso de todos os estudantes às atividades de ensino remoto
- Realizar um acompanhamento contínuo e constante da participação dos alunos nas atividades para poder entrar em contato com os que não estão ativos nas atividades
- Manter os canais de comunicação abertos com estudantes e suas famílias, para ter feedbacks sobre a atuação da escola e identificar pontos que podem ser aprimorados
- Engajar os pais no estudo dos alunos
- Desenvolver, na medida do possível, uma forma de checagem diária de cada aluno, dando especial atenção aos mais vulneráveis.
Ações para evitar a evasão dos estudantes na retomada das aulas presenciais:
- Realizar a busca ativa dos estudantes que não voltarem a frequentar a escola
- Definir uma forma de avaliação diagnóstica dos alunos para definir como será a recuperação dos que apresentarem defasagem de aprendizagem
- Estabelecer estratégias de acompanhamento dos estudantes com maior propensão a evadir
- Identificar as famílias que precisam de apoio financeiro
Sensibilidade para o momento
Para o consultor Ivan da Cunha, diretor da consultoria Apoio Estratégico, o momento da rematrícula vai continuar sendo o momento de reafirmação, principalmente da qualidade pedagógica que a escola desenvolveu durante o ano. Mas a diferença é a sensibilidade do momento:
“As escolas precisam ter muito cuidado na hora de se comunicar, pois as pessoas estão muito sensíveis. É preciso ter um bom canal de atendimento. Os pais vão refletir muito sobre as atitudes das escolas durante a pandemia, o quanto elas se empenharam para oferecer um estudo remoto competente e o quanto deram apoio às famílias, entendendo suas dores e dando colo na hora certa, escutando e oferecendo as melhores negociações dentro das possibilidades”.
A importância das pesquisas
Uma tradicional ferramenta para engajar famílias é a realização de pesquisas. Mas os dois consultores alertam para a necessidade de as escolas criarem instrumentos para realizar pesquisas de forma organizada, com um objetivo claro, um público alvo bem definido, um bom canal, uma boa estrutura de perguntas, além de determinar maneiras para analisar os resultados e de traçar um plano de ação.
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“A pesquisa é uma forma de se relacionar com os alunos e suas famílias, uma maneira de consultá-los e fazer com que eles se sintam mais envolvidos com a escola. Isso ajuda a estreitar laços, a construir um relacionamento mais duradouro e a aumentar a fidelização. Sem falar, claro, que o resultado da pesquisa pode direcionar melhor as ações das escolas para ter maior assertividade.”
Ivan aproveita para ressaltar que é fundamental que a pesquisa seja elaborada por quem realmente entende do assunto:
“Pesquisa é maravilhosa quando é elaborada por gente que sabe fazer. Se não for muito bem elaborada, a pesquisa não mostra a realidade e, sim, o que a escola gostaria de ouvir, criando uma auto-ilusão. É preciso tomar cuidado também para que essa pesquisa não coloque a escola em uma guerra ideológica. Quando a escola pergunta se a família acha que ela deve reabrir ou não, parece que a escola está querendo tomar um posicionamento. Não cabe à família decidir isso, a escola segue legislações, segue orientações do governo, sempre dando às famílias a maior segurança possível. Outro risco é que a carga de frustração e de stress que todos estão enfrentando seja descarregada na pesquisa”.
Para Ivan, antes da pesquisa é hora de reforçar o contato periódico com as famílias, de ligar uma vez por semana, para ver como cada aluno está e ver o que pode ser feito para acolher esse aluno ainda melhor: “É preciso aprimorar o ensino remoto, pois isso vai ser realidade a longo prazo, mesmo com a retomada gradual das aulas presenciais.”
Segundo o consultor, o grande nó na rematrícula deste ano está na comunicação e no timing:
“As pessoas estão muito mexidas emocionalmente. É preciso estar atento a dois pontos, para não passar uma imagem negativa: como e quanto comunicar. Talvez seja mais interessante mandar a rematrícula depois da retomada do ensino presencial. A escola precisa fazer um estudo de plano financeiro, para entender qual a maneira inteligente de estratégia de reajuste, para não ser acusada de ser mercenária, de não entender a crise das famílias.”
Rematrícula: As facilidades do contrato digital
Se o mundo todo já vinha se tornando cada vez mais digital, esse processo foi acelerado pela pandemia. A tecnologia permitiu a continuidade das aulas de forma remota e a fidelização de alunos e pais.
“As escolas que já utilizavam algum tipo de tecnologia saíram na frente das outras e, claro, isso vai ser explorado. A tecnologia, como fator de diferenciação para as escolas, ficou mais evidente e isso pode ser extrapolado para outras áreas escolares, não só o ensino. Por exemplo, na rematrícula.”
A tecnologia pode permitir uma experiência melhor para os pais na hora da rematrícula, evitando aquele trânsito de papéis do antigo kit rematrícula. A digitalização otimiza a vida administrativa da escola, que ganha eficiência operacional e mostra mais valor para os pais.
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A inadimplência e a rematrícula
Segundo Thiago, a inadimplência sempre foi um problema para gestores escolares e agora isso está muito mais latente e recorrente. Ele explica que as escolas podem recusar a rematrícula de alunos inadimplentes, desde que respeitem algumas regras, como não reter documentos escolares, não colocar o aluno em situação vexatória, não impedir que ele frequente o ano letivo mesmo que esteja inadimplente…
“Eu acho que as escolas devem evitar adotar estratégias genéricas, que beneficiam quem teve o orçamento afetado pela pandemia e quem não teve. As escolas precisam trabalhar com muita flexibilização, entendendo o cenário de cada família e, a partir daí fazer propostas mais personalizadas”, diz.
“Nós somos completamente contra fazer a rematrícula sem a negociação da inadimplência. E nós orientamos as mais de 400 escolas para as quais prestamos assessoria que peçam essa quitação à vista ou em cartão, antes de começar o ano letivo. A maioria das vezes que você negocia em cheque, parcelas e boleto, a chance de o inadimplente continuar gerando mais inadimplência é a mesma. O importante para o ano que vem não é a quantidade de alunos, mas a qualidade financeira da sua escola. Não adianta, pelo desespero, pegar 20 pais que estão inadimplentes, que eles terminam continuando inadimplentes. Pensa que você poderia ter uma turma a menos, reduzindo custos. A política com os inadimplentes precisa continuar sendo a mesma, claro que com flexibilizações diante da pandemia. Mas aceitar novas matrículas sem a quitação da dívida é só acumular problema para o futuro”, diz Ivan.
Futuras crises, soluções imediatas
“Eu sugiro que as escolas não esperem novos acontecimentos catastróficos, como este está sendo, para olharem com mais carinho para seus processos de matrícula e de rematrícula. As escolas precisam evoluir neste cenário atual, que eu julgo muito artesanal, para um cenário mais profissionalizado de prospecção de novos alunos, com a automatização do processo da melhor forma possível”, diz Thiago Faria.
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Ivan da Cunha complementa a necessidade de apostar forte no digital:
“Lembramos que as escolas vão ter que evitar que pessoas estranhas ao ambiente diário entrem nas instituições, inclusive pais. É preciso preparar os ambientes virtuais para apresentar e vender a escola da melhor forma. Não podemos mais imaginar que o modelo antigo de venda seja o mesmo. A tecnologia vai ser um grande aliado nesta fase de rematrícula”.
E complementa: “o tombo deste ano já foi dado, agora é sacudir a poeira, sobreviver de maneira inteligente até o final do ano, mas já pensando no ano que vem. Importante agora é fazer uma análise financeira detalhada e elaborar um plano financeiro capaz de virar o jogo no ano que vem. Tem que gerenciar risco, gerenciar uma nova crise possível, uma nova onda da Covid. As escolas não podem novamente ser pegas desprevenidas, precisam evoluir seu processo de gestão. Uma escola hoje só sobrevive se tiver uma gestão muito eficiente. Elas precisam aprender com esta crise e estar preparadas para novas crises, que agora são menos espaçadas. Isso faz parte do ciclo da vida, ainda mais em um mundo globalizado.”
O momento de rematrícula sempre exigiu das escolas dinamismo, criatividade e determinação. E não há dúvidas de que em 2020 esse desafio tende a ser ainda maior.
Para ajudar as escolas a enfrentarem, da melhor forma possível, os riscos da evasão escolar e a conquistarem novas matrículas, a ClassApp e o Escolas Exponenciais apresentam, juntos, a Semana da Rematrícula.
Entre os dias 24 e 28 de agosto, serão disponibilizados conteúdos diários, exclusivamente, no Instagram da ClassApp. Nos acompanhem por lá e fiquem ligados em todas as novidades!
