“É hora de ser líder”: Como manter a saúde financeira da escola?

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Manter a saúde financeira, corporativa e educacional das escolas é um grande desafio para mantenedores de instituições de ensino fechadas há quase um mês, por causa da pandemia do coronavírus. Sem a certeza de quando vão poder reabrir as portas novamente e diante de um cenário de tantas incertezas, é importante contar com a expertise de quem entende a fundo de gestão escolar.

O administrador de empresas Mauricio Berbel, sócio-fundador da Alabama Consultoria, é uma dessas pessoas. Mauricio conversou com o Escolas Exponenciais e deu uma série de dicas para mantenedores de escolas atravessarem a crise da melhor maneira possível.

A importância de ser líder

“Eu ouvi recentemente um mantenedor de escola dizer que se sentia na banda do Titanic, tocando enquanto o navio afundava. Eu imediatamente disse a ele: você não é da banda, você é o comandante de um barco no meio de uma tempestade e esse barco não é o Titanic, ele não vai afundar. Não é para fazer como a banda e seguir tocando, é hora de ser líder e colocar cada um do seu time em uma posição estratégica”, diz Mauricio Berbel.

O consultor destaca que essa é a dica número um para enfrentar o momento. Ele ressalta que os diretores de escolas não devem se sentir reféns da situação, diante de pressões de professores, pais de alunos, donos do imóvel: “o importante agora é exercer liderança e mostrar soluções conjuntas entre todas as partes envolvidas nesta crise.”

Hora de focar no curto prazo

Uma das funções de uma consultoria de gestão educacional é treinar os mantenedores a alternar o olhar entre longo, curto e médio prazos. Mauricio explica que curto prazo é algo entre semanas e alguns meses. No caso de escolas, um período geralmente que vai até o fim do ano letivo em questão. Já médio prazo engloba o ano letivo seguinte; e longo prazo abrange um período bem maior, de entre três e cinco anos.

No longo prazo, Mauricio destaca a importância do olhar para tendências de tecnologia, tendências culturais. No médio prazo, o olhar deve ser para o orçamento, campanha de matrículas… E, no curto prazo, os olhos precisam se voltar para o calendário do dia a dia, festas de dias comemorativos, compras do mês e outras questões do cotidiano.

“Quando você está dirigindo com chuva e neblina, você olha o curtíssimo prazo, três metros à frente do carro. Mesmo em uma corrida de Fórmula 1, os pilotos respeitam outro conjunto de regras, baseadas no princípio de preservar vidas. Com o gestor agora é igual, ele precisa fazer uma mudança imediata no seu olhar e focar no curtíssimo prazo”, diz o administrador.

Mas o que é curtíssimo prazo? “É olho bem aberto no caixa da empresa para mantê-la com liquidez para realizar pagamentos, é evitar novos compromissos, novos investimentos, guardar recursos para atender as demandas das famílias mais impactadas pela crise, manter a renda de seus colaboradores, organizar prazos de pagamentos com fornecedores. É hora de olhar semana a semana e esperar a saída desta tempestade, que a gente ainda não sabe quando vai ser.”

Aproveitar as Medidas Provisórias do governo

Uma das dicas da consultoria é aproveitar a série de medidas provisórias que o governo decretou recentemente para tentar manter as escolas saudáveis para atravessar esse período crítico.

Entre elas, estão as MPs que autorizam a redução da jornada de trabalho e salário por até três meses, a suspensão temporária do contrato de trabalho para reduzir a folha de pagamento, a postergação de tributos, o financiamento da folha de pagamento com taxas mais baixas…

A importância de criar uma política de concessão de descontos

Outra forte recomendação da Alabama é a criação de uma política de concessão de descontos muito clara e transparente, a fim de atender as famílias comprovadamente mais afetadas pela crise, para permitir que elas tenham condições de manter seus filhos nas mesmas escolas, com os mesmos professores, amigos, mesmo projeto pedagógico.

“Não é hora de se sentir acuado por pressões externas. É hora de pensar em como possibilitar que todos continuem na escola – e não somente alunos, mas professores, funcionários. É hora de ser líder e atuar com senso de justiça.”

O consultor recomenda que as escolas não ofereçam descontos horizontais, ou seja, generalizados, especialmente pela pressão de pais, que muitas vezes se organizam e fazem “motins” via grupos de Whatsapp.

“Existem muitas ações oportunistas, sem base em uma real demanda. Há pessoas que acham que os descontos devem ser iguais para todos, outras que acham que as escolas precisam dar descontos de até 30%, por não estarem dando aulas presenciais.“

Mauricio atenta para o impacto de uma redução conjunta no orçamento de uma escola. Tal medida não é nada saudável, nem para a escola, nem para os próprios pais, que podem acabar enfrentando futuramente o fechamento das instituições que escolheram para seus filhos.

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“Quem decidir dar um desconto maior provavelmente vai ter um impacto grande em alguns meses e pode acabar fechando. Muitas escolas estão tendo gastos ainda maiores do que antes, com investimentos em treinamento de pessoal, recursos tecnológicos, assessorias externas. Não existe quase nenhuma economia com o fato de as escolas estarem fechadas fisicamente. Os custos como água e luz são mínimos, isso não deve dar 2% do gasto total de uma escola. O principal custo de uma escola são as pessoas que trabalham nela.“

A recomendação da consultoria é não dar descontos relativos aos serviços que a escola continua prestando ou pode oferecer em outro momento mais adiante. Já com relação aos serviços que não têm forma de serem realizados agora, nem postergados, como alimentação, a dica é quantificar esses valores e restituir da maneira mais adequada.

“Ainda que seja considerado um motivo de força maior, a gente entende que a escola deve restituir de alguma maneira, podendo ser um desconto na rematrícula, nas próximas mensalidades. É preciso mostrar boa intenção com os pais, mas também mostrar a responsabilidade de preservar o negócio educacional, mantendo os salários dos professores, auxiliares, faxineiros, colaboradores…“

Manter um bom canal de comunicação com toda a comunidade escolar

A Alabama Consultoria ressalta ainda ser importante manter uma comunicação clara e fluida com todos os stakeholders da escola, seja staff, alunos e pais. Uma das dicas é que a escola tenha um bom aplicativo de comunicação escolar, com canais específicos para cada tipo de conteúdo.

“Em um canal, o coordenador pedagógico se comunica com os professores. No outro canal o assunto é trabalhista: são pagamentos, antecipação de férias, horários, redução de jornada, etc. Em um terceiro canal, a escola se comunica com os pais de alunos, dando orientações para a rotina de estudo em casa. Um quarto canal existe para a parte contratual, no qual fala-se sobre pagamento de boletos, descontos, calendário de férias. Isso ajuda muito a manter todos mais alinhados e mais satisfeitos.”

Pensar estrategicamente na volta às aulas

Mauricio Berbel atenta ainda para o fato de que a volta às aulas não vai significar o fim dos problemas. Segundo ele, existem pais que ainda vão estar fragilizados economicamente por causa da crise do coronavírus.

“A reabertura das escolas não significa o fim da crise, esse impacto vai ser mais longo, mas existem boas maneiras de minimizar os danos.”

Desde o início da crise, a Alabama vem promovendo webinars gratuitos, às sextas-feiras, 9h, para discutir saídas para o momento (mais informações em contatos@alabama.com.br).

A Alabama é uma consultoria especializada em gestão de escolas, sendo que Mauricio atua há 30 anos no mercado educacional. Anualmente, ele e sua equipe atendem cerca de 40 escolas de forma permanente. A Alabama tem em seu portfólio mais de mil instituições de ensino para as quais já prestou algum tipo de assessoria – seja uma palestra, um treinamento ou uma consultoria, em quase todos os estados do Brasil, a maior parte dos clientes é de São Paulo.