Utilizar um método de avaliação de resultados fundamentado em métricas financeiras ajuda a tornar o negócio mais sustentável. Mas, como elencar as métricas mais relevantes na gestão financeira escolar e como aplicá-las à realidade das instituições particulares?
Segundo André Baldini, CEO da Superlógica – empresa especializada em pagamentos recorrentes –, o conjunto de métricas para empresas que trabalham com SaaS (Software as a Service) é um bom caminho para começar.
Ele explica que esse tipo de métrica coloca diante dos olhos dos gestores escolares um cenário mais palpável e realista sobre as perspectivas do seu negócio, tendo em vista que trabalham com informações que englobam diversos aspectos das finanças.
Por onde começar?
As escolas que desejam iniciar a implantação de métricas financeiras para análise de resultados, devem começar entendendo seu “CAC”: dado que indica quanto uma empresa investe em marketing e em vendas para conquistar um novo cliente.
Quanto menor for o CAC, maior será a rentabilidade para a escola.
Conhecer o CAC permitirá à instituição de ensino definir estratégias mais assertivas de desconto para renovação de contratos e minimizar o impacto da busca por novos alunos. Assim, a escola investirá mais na permanência do quadro de alunos do que nos esforços para trazer novos estudantes.
Outra vantagem é a redução nos investimentos em publicidade tradicional, permitindo que as escolas concentrem seus esforços em estratégias mais assertivas para esse mercado, como o marketing de defensores.
Quando devo abrir novas turmas?
O CAC também é uma ferramenta útil para calcular o tempo de recuperação de cada investimento. Esse dado pode ser determinante para definir a abertura de novas turmas especialmente nas classes dos últimos anos quando o retorno dos investimentos precisa ser mais rápido.
Para chegar ao resultado, é preciso dividir o CAC pelo ticket médio e o resultado deve ser menor que o período de permanência do aluno na escola. Se ele for ficar por um ano, precisa ser inferior a 12 meses e assim por diante.
Trabalhar para reduzir o CAC de forma gradual e contínua pode ser determinante para manter saudável a gestão financeira escolar. Para isso:
- Reduza o custo de cada novo cliente com o uso do marketing de defensores;
- Aumente a conversão do funil de vendas;
- Ofereça matrícula online (para diminuir despesas com funcionários);
- Cobre taxa de matrícula e venda planos anuais para eliminar a inadimplência.
Por que fidelizar é tão importante?
Outro cálculo relevante para a gestão financeira escolar é o “Churn”. Esse dado é o que analisa a quantidade de cancelamentos de matrículas e, naturalmente, deixa transparecer a taxa de fidelização do cliente.
“Reduzir o churn é mais importante do que vender mais. Por isso, a fidelização do cliente é o caminho para mitigar a taxa de cancelamento”, apontou Baldini.
Identificar o LTV (Lifetime Value) dentro do contexto das instituições de ensino – que é o valor que o aluno vai deixar com o pagamento de mensalidades durante o tempo em que permanecer matriculado na escola –, é o passo seguinte para entender a lucratividade do negócio. Quanto mais avançada a série que o aluno entra na instituição, menor é o LTV.
Visão Panorâmica da gestão financeira escolar
Uma métrica que permite analisar em detalhes o retorno de cada real investido e oferece uma visão panorâmica dos rumos do negócio é o ROI (Retorno sobre o Investimento).
Segundo André Baldini, esse dado é extremamente útil para comparar negócios sob o mesmo prisma e indicar seu nível de lucratividade.
Uma boa liquidez se caracteriza com o retorno de R$ 4 ou mais para cada R$ 1 investido. Nesta proporção, a empresa é considerada como de retenção forte e consegue ser lucrativa o suficiente para equilibrar as despesas e atrair investidores.
Outras métricas que podem trazer um panorama importante aos colégios são:
- A taxa de ocupação da escola e de cada turma;
- A composição da receita recorrente;
- As métricas ‘estrela guia’ – que possibilitam análises personalizadas e;
- O índice de inadimplência – grande vilão do fluxo de caixa das escolas.
Casos de escolas que usam métricas financeiras
Embora ainda seja uma novidade na gestão financeira escolar o uso de métricas para a tomada de decisões já começou a ser utilizado em algumas instituições de ensino. Baldini conta que uma das instituições atendidas pela Superlógica precisava definir se seria ou não vantajoso abrir novas turmas. E, neste caso, a análise financeira foi decisiva para fechar essa questão.
“Alguns gestores escolares já passaram a usar indicadores, além da simples taxa de ocupação e conseguiram entender se era ou não vantajoso abrir novas turmas. Escolas que desejam abrir novas turmas do sétimo ano, precisam analisar quanto custa iniciar essa classe e qual o mínimo de alunos que será necessário colocar. É muito importante essa equação para a realidade financeira das escolas”, exemplificou.
A análise das métricas fez com que a instituição de ensino optasse por abrir novas turmas já a partir do sexto ano, pois chegou à conclusão que, assim, teria mais possibilidade de retorno dado o maior tempo de permanência dos alunos na unidade.
Para Vahid Sherafat, CEO da ClassApp, ter um bom controle financeiro é o melhor caminho para os colégios crescerem de forma consistente.
“A adoção de métricas de desempenho, seguramente, é a melhor forma de acompanhar o crescimento (ou não) da sua escola. Ainda é preciso quantificar muita coisa, é verdade, mas as escolas que utilizarem esse método estarão um passo à frente de suas concorrentes”, disse.
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