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Você já ouviu falar em análise SWOT? Essa é uma ferramenta que pode ajudar muito quando o assunto é gestão escolar. Trata-se de uma técnica de planejamento estratégico, criada para ajudar gestores a identificar 4 pontos cruciais do seu negócio: fortalezas, fraquezas, oportunidades e ameaças. 

Diante de um cenário educacional com constantes mudanças e cada vez mais concorrência, ter clareza dos potenciais da sua instituição pode ser um grande diferencial na hora da tomada de decisões.

SWOT são as iniciais de 4 palavras em inglês: strenghts, weaknesses, opportunities e threats. Traduzindo para o português, a sigla virou FOFA, acrônimo de fortalezas, oportunidades, fraquezas e ameaças. Há quem chame de análise FFOA.

A análise SWOT ou matriz SWOT foi desenvolvida na década de 60 por Albert Humphrey, na universidade americana de Stanford. Na época, ele liderou uma pesquisa com as 500 maiores empresas do país (segundo a revista Fortune) e comparou dados por meio dessa ferramenta. A ideia era checar a posição estratégica de cada uma em seu ramo de atuação.

Os principais objetivos da análise SWOT como ferramenta de gestão escolar são:

  1. Efetuar um raio X da organização, sintetizando as principais informações ligadas aos ambientes internos e externos da escola, ou seja, conhecendo o mercado e entendendo sua posição diante da concorrência
  2. Estabelecer as prioridades de atuação diante do panorama desenhado, tendo dessa forma mais segurança para a tomada de decisões
  3. Traçar estratégias para solucionar problemas encontrados
  4. Traçar estratégias para fortalecer os pontos positivos
  5. Analisar as oportunidades de crescimento no mercado, aumentando as oportunidades da instituição de ensino 

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Ambiente externo e ambiente interno

As métricas da análise SWOT são divididas em duas categorias: a interno e a externa.

 No ambiente interno, são identificados os pontos fortes e as fraquezas da empresa e, no ambiente externo, onde estão as ameaças e as oportunidades. 

O ambiente interno

A análise do ambiente interno pode ser controlada pelos diretores e coordenadores da escola, pois envolve somente o que é feito dentro da instituição: recursos humanos, financeiros, físicos… Quer dizer, toda a engrenagem da escola. É preciso analisar pontos como preço das mensalidades, qualidade do ensino, dos serviços oferecidos,  reputação, satisfação e retenção de clientes, fluxo de caixa, solidez financeira, localização… 

Fazem parte do ambiente interno os seguintes aspectos:

  1. Gestão pedagógica (qualidade do corpo docente, qualidade do ensino, …) 
  2. Departamento de marketing (análise de preços, da qualidade dos serviços oferecidos, reputação da empresa, satisfação e retenção dos clientes, …)
  3. Gestão financeira (caixa, capital, solidez, …)
  4. Gestão de recursos humanos (qualidade do staff, motivação dos colaboradores, capacidade de adaptação, empreendedorismo, liderança, …)
  5. Gestão administrativa (instalações, equipamentos, materiais, …)
  6. Aspectos físicos e históricos: localização, tempo de mercado, … atendimento, parte pedagógica 

Exemplo de fortalezas de uma instituição de ensino: boa localização, em local de fácil acesso e com facilidade para entrada e saída de alunos, facilidade de estacionamento, infraestrutura moderna, com boas salas de aula, biblioteca, laboratório, equipamentos modernos de informática, local amplo para prática de esportes, boa gastronomia, sistema de gestão on-line, alto índice de aprovação dos alunos no vestibular, credibilidade no mercado, …

Exemplo de fraquezas em uma instituição de ensino: altos custos operacionais, alto índice de inadimplência, falta de uma boa comunicação com os pais e alunos, … 

O ambiente externo

Sobre o ambiente externo não há como ter controle, pois envolve as outras escolas do mercado. Mas é fundamental acompanhar constantemente os fatores externos e identificar, no momento correto, as oportunidades e as ameaças existentes, fazendo as adaptações necessárias com agilidade, tomando as devidas providências para se defender de ameaças e se aproveitando de oportunidades que se apresentem no horizonte.

A análise do ambiente externo é baseada em fatores macro:

  1. fatores políticos
  2. econômicos
  3. sociais
  4. tecnológicos
  5. ambientais
  6. legais

… e em fatores micro ambientais:

  1. fornecedores
  2. parceiros
  3. concorrentes
  4. clientes

Uma vez feita a análise das fortalezas, fraquezas, oportunidades e ameaças, a equipe de gestão estará equipada para organizar seu planejamento estratégico.

Passo a passo para fazer a análise SWOT de sua escola:

  1. Defina suas forças
  2. Defina suas fraquezas
  3. Elabore uma lista com oportunidades
  4. Elabore uma lista com as ameaças do mercado
  5. Junte todos os dados em uma planilha
  6. Determine forças que podem potencializar determinadas oportunidades
  7. Determine forças que podem combater determinadas ameaças
  8. Determine fraquezas que podem causar problemas diante de determinadas oportunidades de mercado

Imersão promovida pelo Escolas Exponenciais

Pensando em ajudar gestores a se planejarem de maneira mais assertiva para 2021, o Escolas Exponenciais realizou, em dezembro do ano passado, a primeira edição do Programa de Imersão utilizando a metodologia SWOT. Ao longo de uma semana, as escolas participantes puderam identificar suas reais fortalezas, fraquezas, ameaças e oportunidades, com a ajuda dos mentores e mediadores Vahid Sherafat, fundador da Escolas Exponenciais e da Classapp, e Fabrício de Paula, professor com mestrado em educação, administração, políticas públicas e sistemas educacionais.

“Uma das propostas da imersão é ser um momento de parada e reflexão. Na correria do dia-a-dia, nós fazemos muitas coisas no automático, ainda mais em um ano como 2020, quando mal tivemos tempo para refletir. Mas não queríamos que fosse somente uma reflexão interna. Nossa ideia foi ter um espaço de troca entre gestores, com mediação do Escolas Exponenciais, para que essa reflexão vá além daquela bolha na qual muitas vezes nós ficamos inseridos”, diz Fabrício. “Isso permite enxergar coisas que não seriam vistas se fizéssemos algo apenas com nossa equipe, dentro da escola.”

Para Vahid Sherafat, é muito importante que as escolas não fiquem paralisadas diante de momentos de crise. “É preciso ir para frente. Ir para frente sempre é melhor do que esperar alguma coisa acontecer”.

Durante a imersão, Vahid destacou a importância de se realizar a análise SWOT para ter as ferramentas corretas – e, principalmente, informações claras – para realizar as adaptações necessárias aos cenários de crise como a pandemia, por exemplo. 

“Uma escola é como uma pessoa. Não se pode ter todos os talentos, ter tudo o que os outros têm. Cada instituição de ensino precisa pegar seu DNA e dar uma acelerada, uma fortificada nele. E deixar isso muito claro na comunicação. Vale lembrar ainda que algumas fortalezas de uma escola são muito evidentes, como suas instalações físicas. Mas outras são muito mais sutis, como o olhar individualizado de para o desenvolvimento dos alunos. Então a pergunta é: o que fazer para que meus clientes conheçam 100% de minhas fortalezas?”

Comunicação, segundo Vahid, é a palavra-chave na hora de realizar a análise SWOT. Ele defende o envolvimento de todos na hora de fazer a radiografia da instituição para traçar o melhor planejamento estratégico.

“A escola hoje é uma empresa de inovação, porque se ela não inovar, não conseguirá sobreviver nos próximos anos. É preciso mudar o mindset da equipe, as pessoas não podem mais somente fazer o que mandam, o processo de transformação não pode ficar centralizado apenas nos líderes. A equipe não pode ser infantilizada, ela tem que participar de um espaço honesto, no qual os desafios são mostrados. É importante fazer isso sem deixar as pessoas com medo, sem desestimular, sem paralisar. A matriz SWOT é legal, pois cria um balanço, não mostra somente o negativo ou o positivo, mostra os dois lados juntos.”

O fundador do Escolas Exponenciais alerta ainda para a importância de saber se todos concordam com as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças:

“É preciso ouvir os outros, incluindo os alunos e os pais de alunos. E mais do que isso: ter certeza de que eles não vão falar o que o diretor quer ouvir. É importante ter uma opinião sincera e ter vários pontos de vista. Com essa composição, você começa a chegar mais próximo da sua essência, de quem você é. Quanto mais conversa, melhor. Envolver todo mundo que você quer que faça parte do processo”, conclui.

A ideia do Escolas Exponenciais é ter uma imersão pelo menos uma vez ao ano, como forma de benefício gratuito oferecido a escolas associadas do EX, assim como outros oferecidos ao longo do ano. Para escolas não associadas, a participação na imersão pode ser feita mediante o pagamento de uma taxa.

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